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1 से 3 साल के अनुभव वाले प्लानर्स और मार्केटर्स हमेशा व्यस्त रहते हैं। अंतहीन अनुरोधों को पूरा करने में लगे रहने पर, खुद के प्रदर्शन के लिए जरूरी काम पीछे छूट जाते हैं। यदि आप काम खत्म करने के बाद भी अतिरिक्त काम की चिंता में डूबे रहते हैं, तो आपके मौजूदा काम करने के तरीके में समस्या है। सिर्फ कड़ी मेहनत करना ही समाधान नहीं है। आपको काम की प्राथमिकताओं को तकनीकी रूप से वर्गीकृत करने और अनावश्यक काम को स्पष्ट रूप से हटाने की एक प्रक्रिया की आवश्यकता है।
हर अनुरोध को एक समान मानने से आप केवल थक जाएंगे। RICE मॉडल को व्यक्तिगत काम के लिए अपनाएं। जब कोई अनुरोध आए, तो Reach (पहुंच), Impact (प्रभाव), और Confidence (विश्वसनीयता) को स्कोर करें और उसे Effort (प्रयास) से विभाजित करके एक स्कोर निकालें। कम स्कोर वाले छोटे-मोटे काम प्राथमिकता सूची में सबसे नीचे होने चाहिए।
अस्वीकार करते समय, अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन (APA) द्वारा अनुशंसित तरीके का उपयोग करें। पहले दूसरे व्यक्ति के इरादे को स्वीकार करें, फिर अपने मुख्य कार्य की समय सीमा स्पष्ट रूप से बताएं, और अंत में केवल एक विकल्प सुझाएं। जब आपका बॉस कोई अचानक काम दे, तो ऐसे कहें: "मैं मदद करना चाहता हूं, लेकिन इस समय मेरे संसाधनों का 80 प्रतिशत इस प्रोजेक्ट में लगा हुआ है। मंगलवार तक यह मुश्किल होगा, क्या आप डेटा ऑटोमेशन टूल का उपयोग करके इसे खुद निकाल सकते हैं?" यह एक वाक्य सप्ताह में 3 घंटे से अधिक के अनावश्यक काम को कम कर देता है।
काम के बाद भी दिमाग का शांत न रहना अधूरे कार्यों के कारण होता है। इसे ज़ीगार्निक प्रभाव (Zeigarnik effect) कहा जाता है। जैसा कि काल न्यूपोर्ट ने जोर दिया है, विचारों को अपने दिमाग से बाहर निकालना आवश्यक है। काम खत्म होने से 15 मिनट पहले ये तीन काम करें:
अंत में, सभी ब्राउज़र टैब बंद कर दें। काम खत्म करने की घोषणा को बोलकर कहना भी एक तरीका है। ऐसा करने से आप अगले दिन ऑफिस पहुंचकर यह सोचने की बर्बादी से बच जाएंगे कि क्या शुरू करना है।
सूचनाएं मस्तिष्क को विचलित करती हैं। कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय, इरविन के शोधकर्ताओं के अनुसार, यदि मैसेंजर की सूचना से आपका ध्यान भटकता है, तो वापस उसी एकाग्रता स्तर पर आने में औसतन 23 मिनट 15 सेकंड लगते हैं। Shopify ने अनावश्यक बैठकों को कम करके प्रोजेक्ट पूरा करने की दर में 25 प्रतिशत की वृद्धि की, और Asana और Meta ने कुछ दिनों को पूरी तरह से 'मीटिंग-मुक्त' घोषित किया है।
Slack में /dnd 2 hours टाइप करके 2 घंटे के लिए सभी सूचनाएं बंद कर दें। नोटिफिकेशन सेटिंग को केवल 'मेंशन' और 'डायरेक्ट मैसेज' तक सीमित रखना भी अच्छा है। सहकर्मियों के लिए अपने मैसेंजर स्टेटस पर यह मैसेज छोड़ दें कि अभी आपका 'डीप वर्क' (एकाग्रता का समय) चल रहा है। इससे आप वास्तविक समय में जवाब देने के दबाव से मुक्त हो सकते हैं और कार्य दक्षता में 20 प्रतिशत तक सुधार कर सकते हैं।
कड़ी मेहनत करने के बाद भी पहचान न मिलना निराशाजनक है। जूलिया इवांस के 'ब्रैग डॉक्यूमेंट' (Brag Document) तरीके का उपयोग करें और हर शुक्रवार अपनी उपलब्धियों को संकलित करें। यह केवल इस बात का रिकॉर्ड नहीं है कि आपने क्या किया। आपको इसमें मात्रात्मक आंकड़े लिखने होंगे, जैसे कि आपने CPA को 18 प्रतिशत कम किया या 4 घंटे लेने वाले डेटा कार्य को 15 मिनट में पूरा किया।
इस रिकॉर्ड को लेकर अपनी टीम लीडर से बात करें। भावनाओं के आधार पर नहीं, बल्कि डेटा के आधार पर समझौता करें। जब आप यह दिखाते हैं कि आपके समय का 45 प्रतिशत हिस्सा कम दक्षता वाले प्रशासनिक कार्यों में जा रहा है, तो मैनेजर को भी प्राथमिकताओं को फिर से व्यवस्थित करने पर गंभीरता से विचार करना होगा। अपने समय को नियंत्रण में रखना ही बर्नआउट को रोकने का एकमात्र तरीका है।
