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15:56Vinh Giang
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チームリーダーから「このプロジェクトは来週進行可能ですか？」と投げかけられた質問一つで、頭の中が真っ白になったことがあるはずです。脳内ではあらゆる変数や先週起きたトラブルが渦巻いているのに、いざ口からは「あ、それはですね、この前外注企業の方が…」と言い淀んでしまいます。
3年目を過ぎると、そろそろ「話せない人」と思われるのではないかと怖くなります。論理が不足しているのではありません。脳が突然のプレッシャーを受けて過負荷に陥ったのです。
考えを整理し、発言権を掴むのに役立つ具体的な実務トレーニング法を4つまとめました。
質問を受けたらすぐに完璧な文章で答えようとすると脳が停止します。文章を作ろうと必死にならず、単語3つだけを思い浮かべるべきです。
業務メモ帳にカテゴリを3つ作ります。
毎日退勤前、進行中の仕事からこの3つのカテゴリに入る単語を1つずつ書き留める練習をすることをおすすめします。例えば「テスト遅延」、「日程狂い」、「人員支援」といった具合です。
質問が入ってきたらすぐに口を開かず、3秒間息を吐きながらこの3つの単語を繋げます。「現在Aプロジェクトはテストが遅延しています(現状)。このままだと来週のリリース日程に支障が出ます(影響)。金曜日までに追加人員の支援を要請します(要求)」。
わずか10秒で報告が終わります。3秒の沈黙は気まずい空白ではありません。聞く側にとっては慎重に答えを整理している時間に見えます。
背景から長く説明する理由は、自分の苦労をわかってほしいという気持ちや、批判を避けようとする防御本能のためです。しかし、聞く側は背景を聞いている間「だから結論は何なんだ？」ということしか考えていません。
メールやSlackメッセージを書くときはBLUF (Bottom Line Up Front) 方式を使ってみてください。結論を一番上に突き刺す構造です。
| 区分 | 従来の方式 | BLUF逆順話法 |
|---|---|---|
| 業務メール | A社は高くてB社は日程が合わないのでC社を調べてみたところ見積もりが悪くなかったので報告書を添付します。 | [承認要請] C社契約の件 |
C社との契約を承認していただきますようお願いいたします。
見積もり：従来比15%削減
日程：10月15日納期遵守可能
要請：金曜日15時までにご決済お願いいたします。 |
| Slackメッセージ | もしかして今相談するお時間ありますか？お伝えいただいたファイル関連で修正が必要かと思います。 | [メインロゴ白背景ファイル要請]
ダークモードページ適用のためにメインロゴPNGの背景透過ファイルが必要です。明日12時までに共有可能でしょうか？ |
結論、数値的理由、要請事項の順に書くと、相手から「どういう意味ですか？」と聞き返される回数が減ります。
「いい感じにまとめて持ってきてよ。」
このような指示をそのまま持って席に戻ると、十中八九やり直しをすることになります。上司の言う「きれいに」と私の考える「きれいに」は違います。こういう時は相手が指示を具体化するように質問を投げかけなければなりません。
相手の不誠実さを責めるのではなく、自分が仕事を正確に処理するために合わせるプロセスです。指示を受けた瞬間、いくつかの質問で基準を押さえておけば、徹夜の修正作業を避けることができます。
発言する時に焦ると話すスピードが速くなり、「えー」、「あのー」といった口癖が増えます。聞く側からすると自信がなさそうに見えます。
話すのが速くなるときは手の動きを意識的にゆっくりにしてみます。体の動きが遅くなると話すスピードも一緒に下がります。
文と文の間は口を閉じ、鼻で息をする習慣をつけなければなりません。息を吸い込んでいる間は構造的に声が出せないため、口癖が自然と消えます。
誰かが自分の話を遮って入ってきた時は、焦って声を大きくしたり話を止める必要はありません。手を軽く上げながら一文でまとめればいいのです。
「良いポイントですね。私の論旨を30秒以内にまとめ終えてからすぐに意見を伺います。」
話がうまいというのは大層なレトリックを駆使することではありません。余計なものを削ぎ落とし、自分の結論を明確に伝えること、それだけでも会議室での存在感は変わります。