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टीम लीड के यह पूछने पर कि "क्या यह प्रोजेक्ट अगले हफ्ते तक आगे बढ़ाया जा सकता है?", आपका दिमाग सन्न रह गया होगा। दिमाग में तमाम तरह की आशंकाएं और पिछले हफ्ते सामने आई समस्याएं घूमने लगती हैं, लेकिन मुंह से सिर्फ इतना ही निकल पाता है, "अरे, वो क्या है ना, पिछले बार आउटसोर्सिंग कंपनी की तरफ से..."।
3 साल का अनुभव पार करने के बाद, इस बात का डर सताने लगता है कि लोग आपको 'ठीक से बात न कर पाने वाला व्यक्ति' न समझने लगें। यह इसलिए नहीं होता कि आपके पास लॉजिक की कमी है, बल्कि इसलिए कि अचानक दबाव पड़ने पर आपका दिमाग ओवरलोड हो जाता है।
अपने विचारों को व्यवस्थित करने और अपनी बात रखने में मदद करने के लिए यहाँ चार व्यावहारिक प्रशिक्षण के तरीके बताए गए हैं।
सवाल मिलते ही अगर आप एक पूरा और सही वाक्य बनाने की कोशिश करेंगे, तो आपका दिमाग काम करना बंद कर देगा। वाक्य बनाने की कोशिश करने के बजाय आपको केवल तीन शब्दों के बारे में सोचना चाहिए।
अपने काम के नोटपैड में तीन श्रेणियां बनाएं।
मैं आपको सलाह देता हूं कि हर दिन काम खत्म करने से पहले, चल रहे काम से इन तीनों श्रेणियों में आने वाले शब्दों में से हर एक को नोट करने का अभ्यास करें। उदाहरण के लिए, जैसे 'टेस्टिंग में देरी', 'शेड्यूल में बाधा', 'मैनपावर सपोर्ट' आदि।
सवाल पूछे जाने पर तुरंत बोलना शुरू न करें, बल्कि 3 सेकंड तक सांस छोड़ते हुए इन तीनों शब्दों को आपस में जोड़ें। "वर्तमान में ए प्रोजेक्ट की टेस्टिंग में देरी हो रही है (स्थिति)। अगर ऐसा ही रहा तो अगले हफ्ते की लॉन्चिंग शेड्यूल में बाधा आएगी (प्रभाव)। मैं शुक्रवार तक अतिरिक्त मैनपावर सपोर्ट का अनुरोध करता हूँ (अनुरोध)।"
सिर्फ 10 सेकंड में रिपोर्ट पूरी हो जाती है। 3 सेकंड की चुप्पी कोई अजीब खामोशी नहीं है। सुनने वाले को ऐसा लगता है कि आप सोच-समझकर जवाब तैयार कर रहे हैं।
बैकग्राउंड से लंबी बात शुरू करने की वजह या तो यह होती है कि आप चाहते हैं कि लोग आपकी मेहनत को समझें, या फिर यह आलोचना से बचने का एक डिफेंस मैकेनिज्म होता है। लेकिन सुनने वाला व्यक्ति बैकग्राउंड सुनते समय सिर्फ यही सोच रहा होता है कि 'तो आखिर निष्कर्ष क्या है?'
जब आप ईमेल या स्लैक मैसेज लिखें, तो BLUF (Bottom Line Up Front) तरीके का इस्तेमाल करने की कोशिश करें। यह एक ऐसी संरचना है जिसमें निष्कर्ष को सबसे ऊपर रखा जाता है।
| श्रेणी | पारंपरिक तरीका | BLUF उल्टे क्रम की शैली |
|---|---|---|
| ऑफिस ईमेल | कंपनी A बहुत महंगी है और कंपनी B का शेड्यूल मैच नहीं कर रहा है, इसलिए मैंने कंपनी C के बारे में पता लगाया, जिसका एस्टीमेट ठीक है, इसलिए मैं रिपोर्ट अटैच कर रहा हूँ। | [अनुमोदन का अनुरोध] कंपनी C अनुबंध का मामला |
कृपया कंपनी C के साथ अनुबंध का अनुमोदन करें।
एस्टीमेट: पारंपरिक की तुलना में 15% की बचत
शेड्यूल: 15 अक्टूबर की डिलीवरी की तारीख का पालन संभव
अनुरोध: कृपया शुक्रवार को 15:00 बजे तक अप्रूवल दे दें। |
| स्लैक मैसेज | क्या आपके पास अभी बात करने का समय है? जो फाइल आपने भेजी थी, उसमें कुछ बदलाव करने की जरूरत लग रही है। | [मुख्य लोगो सफेद बैकग्राउंड फाइल का अनुरोध]
डार्क मोड पेज लागू करने के लिए मुख्य लोगो की PNG ट्रांसपेरेंट फाइल की आवश्यकता है। क्या कल 12 बजे तक इसे शेयर किया जा सकता है? |
यदि आप निष्कर्ष, संख्यात्मक कारणों और अनुरोधों के क्रम में लिखते हैं, तो सामने वाले व्यक्ति द्वारा यह दोबारा पूछने की संभावना कम हो जाती है कि "आपका क्या मतलब है?"
"इसे अपने हिसाब से अच्छे से व्यवस्थित करके ले आओ।"
अगर आप ऐसे निर्देश लेकर अपनी सीट पर वापस लौटते हैं, तो 99% संभावना है कि आपको वह काम दोबारा करना पड़ेगा। बॉस जिस 'साफ-सुथरे' तरीके की बात कर रहा है और आप जिस 'साफ-सुथरे' तरीके के बारे में सोच रहे हैं, वे दोनों अलग हैं। ऐसे समय में आपको ऐसे सवाल पूछने चाहिए जिससे सामने वाला व्यक्ति अपने निर्देशों को और अधिक स्पष्ट करे।
यह सामने वाले की लापरवाही पर सवाल उठाना नहीं है, बल्कि यह सुनिश्चित करने की प्रक्रिया है कि आप काम को सही ढंग से पूरा करें। निर्देश मिलने के समय ही कुछ सवालों के जरिए मानक तय कर लेने से आप रात भर बैठकर काम करने से बच सकते हैं।
बात करते समय घबराहट होने पर बोलने की गति तेज हो जाती है और "अरे...", "हूँ..." जैसे फिलर शब्द बढ़ जाते हैं। सुनने वाले के नजरिए से यह आत्मविश्वास की कमी को दर्शाता है।
जब आपकी बोलने की गति तेज हो जाए, तो जानबूझकर अपने हाथ के मूवमेंट को धीमा करने की कोशिश करें। शरीर की गति धीमी होने पर बोलने की रफ्तार भी धीमी हो जाती है।
वाक्यों के बीच में मुंह बंद रखकर नाक से सांस लेने की आदत डालनी चाहिए। सांस अंदर खींचने के दौरान संरचनात्मक रूप से आवाज निकालना संभव नहीं होता है, जिससे फिलर शब्द अपने आप गायब हो जाते हैं।
जब कोई आपकी बात काटकर बीच में बोले, तो घबराकर अपनी आवाज ऊंची करने या चुप हो जाने की जरूरत नहीं है। अपने हाथ को थोड़ा ऊपर उठाते हुए एक वाक्य में अपनी बात को समेट सकते हैं।
"यह एक अच्छा पॉइंट है। मैं अपनी बात को 30 सेकंड में खत्म करके तुरंत आपकी राय सुनूंगा।"
अच्छी बात करने का मतलब शानदार बयानबाजी करना नहीं है। फालतू की बातों को हटाकर अपने निष्कर्ष को स्पष्ट रूप से पहुंचाना ही काफी है, सिर्फ इसी से मीटिंग रूम में आपका प्रभाव बदल जाएगा।
