Como explicar qualquer coisa para qualquer pessoa (mesmo que seja complexo!)
VVinh Giang
경영/리더십마케팅/광고자격증/평생교육
Transcript
00:00:00Vou mostrar-lhe como explicar qualquer coisa a qualquer pessoa, não importa quão complexo seja o tópico.
00:00:04Estou a falar de quando tenta explicar fluxos de trabalho técnicos a partes interessadas não técnicas,
00:00:08ajudar um cliente a compreender alterações que não entende totalmente ou tentar apresentar uma ideia complexa
00:00:13à sua equipa. E, após 15 anos a dar formação em comunicação a empresas da Fortune 500 e
00:00:17a milhões de pessoas em todo o mundo, vejo constantemente este padrão: as pessoas tecnicamente mais
00:00:23brilhantes tendem a ser as que mais lutam quando se trata de comunicar o que sabem.
00:00:28E, olhe, se esse é o seu caso, a culpa não é sua, porque ninguém nunca lhe ensinou como traduzir o que
00:00:33está aqui para sair daqui de uma forma clara, concisa e coerente. Por isso, hoje, vou ensinar-lhe como
00:00:39fazer exatamente isso usando o que chamo de filtro CLEAR, e vou guiá-lo por isto num segundo, mas primeiro,
00:00:45deixe-me explicar por que as pessoas sentem a necessidade de usar linguagem complexa. Quando era mais novo, costumava explicar
00:00:51as coisas de uma forma muito, muito complexa, e não era porque não entendia o tópico, era porque
00:00:55eu queria parecer inteligente. E, ao fazer parecer complicado, sentia-me inteligente, e isso fazia-me sentir
00:01:00bem. Por exemplo, costumava falar de impostos com os meus amigos. Eu estava a estudar contabilidade na altura, sim,
00:01:05estava a cumprir a profecia asiática, e os meus amigos estavam a estudar farmácia e medicina, também a cumprir
00:01:10a profecia asiática. Eles não sabiam muito sobre impostos e, porque eu me sentia menos inteligente do que eles quando
00:01:16lhes mostrava como fazer as suas declarações de impostos, usava deliberadamente palavras grandes e siglas para parecer inteligente. Eu dizia
00:01:22algo como: “Com base no seu rendimento acessível e nas deduções transitadas, maximizaremos as suas
00:01:28contribuições concessionais e aplicaremos as compensações disponíveis para minimizar o seu rendimento tributável”, o que é
00:01:34apenas uma forma complicada de dizer: ganhas tanto e podes reivindicar algumas coisas, por isso vamos configurar de modo
00:01:40a que não pagues mais impostos do que o necessário. Mas não dizia assim, eu dizia a versão
00:01:45desnecessariamente complicada, e sentia-me ótimo a dizer assim, porque sabia que nenhum dos meus amigos médicos iria
00:01:50perceber, e isso fazia-me sentir melhor do que eles. E acabávamos nesta situação estranha em que eu estava
00:01:56a complicar tudo para me sentir mais importante e confiante, e eles estavam a fingir que acompanhavam
00:02:00porque não queriam parecer estúpidos. Duas pessoas a ter uma conversa, isso é uma completa
00:02:04perda de tempo. E se faz o que eu fazia porque lhe falta confiança, ou se simplesmente fala de uma
00:02:10forma complicada porque não sabe fazer melhor, então deixe-me dizer-lhe o que isso lhe vai custar.
00:02:14As pessoas não o vão entender, o que as leva a desligar-se, mas a maioria dos profissionais, sabe,
00:02:20são muito bons a fingir que ainda estão envolvidos, quando na realidade já se desligaram
00:02:25mentalmente, a pensar no filme “Obsessão” e em como é brilhante. Ótimo filme, Curry
00:02:31Parker, muito bem, parceiro. Não, não, não faça isso. E se não resolver este problema, com o tempo, as pessoas começam a
00:02:38evitar interações consigo, porque o veem como alguém confuso, excessivamente complicado e
00:02:43demasiado técnico para falar com ele. Ficará preso nesse papel técnico, como uma engrenagem na máquina,
00:02:49o que nos leva à primeira parte do filtro CLEAR. O C significa Calibrar. Antes de explicar
00:02:57qualquer coisa a qualquer pessoa, precisa de saber primeiro o seu público. Quanto é que eles já sabem sobre o
00:03:01tópico sobre o qual vai falar? A maioria das pessoas ignora isto completamente. Se assumir que sabem tudo
00:03:06o que sabe, falará a um nível que os perderá imediatamente. Se assumir que não sabem nada, então
00:03:10pode parecer que os está a subestimar. Por isso, este primeiro passo de calibração envolve
00:03:14fazer perguntas qualificadas para determinar o quanto o seu público já sabe, para que possa encontrá-los
00:03:19onde eles estão. Se, por exemplo, estiver numa situação um a um com alguém, pode dizer algo como:
00:03:24“Antes de avançar, quão familiarizado está com este tópico?”. No entanto, se estiver a preparar um
00:03:29evento de oratória, envie um e-mail ao organizador com antecedência e pergunte: “Numa escala de principiante a especialista, onde diria
00:03:34que se situa a maioria do público neste tópico sobre o qual vou falar?”. E se estiver a abrir um
00:03:39grupo de sessão de improviso e não tiver tempo para preparar, pergunte ao grupo diretamente uma pergunta. Pergunte algo
00:03:44como isto: “Pergunta rápida antes de começar: levantem a mão se tiverem um ano de experiência nesta
00:03:49área. Ok, levantem a mão se tiverem dois anos. Ok, agora levantem a mão se tiverem três
00:03:54anos”. E, por vezes, se já souber que está a entrar num grupo de especialistas, vá fundo, use o
00:04:01linguagem técnica, use o jargão, tenha a discussão aprofundada, mas precisa de saber onde eles estão
00:04:07primeiro. Uma pergunta simples feita logo no início diz-lhe tudo o que precisa de saber. Conheça o seu público antes
00:04:12de falar com ele. A segunda parte é L de Linkar (conectar). Conecte o que eles não sabem a algo que eles
00:04:20já sabem. Faz isto usando uma analogia, uma metáfora ou um símile. Quero mostrar-lhe como isto
00:04:26parece através de alguém que é extraordinário a conectar: a Dra. Michelle Thaler. Ela passou a sua carreira na
00:04:32NASA, entende astrofísica a um nível que faria a cabeça da maioria das pessoas girar, mas deixe-me partilhar
00:04:36consigo um clipe onde ela pega em algo muito complicado e torna-o facilmente digerível
00:04:41usando uma analogia: “O cérebro humano está tão longe de perceber como o universo realmente é
00:04:47quanto um gafanhoto está de perceber mecânica quântica”. Não é maravilhoso o que ela acabou de fazer? Mesmo que você e
00:04:52eu não tenhamos um conhecimento profundo de astrofísica como ela tem, ainda fomos capazes de entender o
00:04:58conceito que ela estava a partilhar. Agora imagine que ela não fez isso, e imagine que ela leu algo como isto para si:
00:05:04Quer dizer, olhe para isto. Consegue sequer passar da segunda frase? Não, não, quero dizer, tente ler a sério...
00:05:10Tente. É uma loucura, não é? Ninguém conseguiria fazer isso, nem eu, nem você. E não vá fingir na secção de
00:05:16comentários que sabia exatamente o que aquilo significava, porque nenhum de nós sabia. Aprender a conectar o desconhecido
00:05:21ao conhecido é um conjunto de competências poderoso. Agora, deixe-me dar-lhe o meu próprio exemplo. Faço muita formação
00:05:26corporativa com equipas de engenharia, equipas muito técnicas, e quando estou a apresentar o meu workshop de dois dias
00:05:30sobre comunicação a uma empresa tecnológica, em vez de percorrer todo o currículo e falar de uma
00:05:35forma complexa como esta: “No dia um, separamos a imagem vocal da imagem visual e, de seguida, desconstruímos uma
00:05:39imagem vocal em cinco conceitos centrais: primeiro temos a velocidade da fala, depois temos o volume, tonalidade,
00:05:43tom e melodia, e depois as pausas estratégicas, que combinam tudo em arquétipos vocais que
00:05:48cada um desencadeia diferentes respostas dos ouvintes. E depois, no dia dois, formalizamos a estrutura narrativa
00:05:53dividindo histórias em incidentes discretos construídos em torno da emoção de pico, ação de pico ou a principal lição
00:05:58aprendida, e depois derivamos um único ponto determinante, para que a história realmente prenda a atenção deles”.
00:06:03Sim, é assim que eu costumava fazer, porque pensava que isso me faria parecer um especialista. E, normalmente,
00:06:08quando faço isto, os clientes parecem confusos e posso vê-los literalmente a desligar-se, e acabo por não
00:06:14ganhar o negócio. Enquanto que o que faço agora é usar uma metáfora simples: música, e depois conecto-a à
00:06:20comunicação, que é algo que a maioria das pessoas não entende totalmente. Novamente, conectar o conhecido ao
00:06:26desconhecido, essa é a magia. E isto é o que digo agora: “No dia um, vou ensinar os vossos engenheiros como
00:06:33tocar o seu instrumento, que é a sua voz e a sua linguagem corporal. Depois, no dia dois, vou ensiná-los
00:06:38como escrever boa música, e é assim que estruturamos as ideias para que sejam claras e convincentes”. E
00:06:43se quiser um detalhe mais pormenorizado do programa de dois dias, enviar-lhe-ei o PDF. É isto, dois dias inteiros
00:06:48de conteúdo em menos de 20 segundos. E, todas as vezes, vejo outra pessoa a acenar e depois dizem:
00:06:54“Oh, então é exatamente disso que os meus engenheiros precisam!”. Portanto, aprenda a usar analogias, metáforas e símiles,
00:07:00encontre a conexão entre o conhecido e o desconhecido e torne-o simples para as pessoas entenderem. A propósito,
00:07:04se quiser aprender a aprofundar estruturas como o filtro CLEAR que estou a percorrer
00:07:08consigo agora, preparei uma formação gratuita de duas horas onde lhe ensinarei as três principais
00:07:13estruturas de comunicação que uso em conversas profissionais e pessoais, para o ajudar a falar com mais
00:07:17estrutura, clareza e confiança, para que pare de divagar e fale de forma mais coerente. Basta clicar na ligação no
00:07:24ecrã para ter acesso, é completamente gratuito. Vamos continuar. A próxima parte do filtro, E de Envision (visualizar).
00:07:31Algumas ideias são demasiado difíceis para descrever apenas com palavras. E quando encontrar uma dessas, desenhe-a,
00:07:36literalmente. Quero dizer, desenhe uma forma, um triângulo, um círculo, um retângulo, desenhe um diagrama simples. E neste exemplo
00:07:42com “Envision”, vou ser um pouco atrevido aqui, vou combinar “Envision” com a próxima parte do
00:07:46filtro, que é A de Abstração, e abstração é pegar numa ideia complexa e reduzi-la à sua
00:07:55forma mais simples. Uma das perguntas que as pessoas me fazem a toda a hora é: “Vin, como é que realmente
00:08:00se fica bom em falar em público quando se começa do zero?”. E se eu respondesse a isso sem visualizar
00:08:06e abstrair, soaria algo como: “Primeiro, é inconscientemente incompetente, depois na sua jornada
00:08:13move-se para o próximo ponto onde se torna conscientemente incompetente. Depois, a maioria das pessoas fica presa aí. No entanto,
00:08:18se continuar a jornada, então passa para a competência consciente, e muito poucos chegam ao
00:08:23passo final onde atingem a competência inconsciente, que é um estado de mestria que, mais uma vez, a maioria nunca chega
00:08:28a atingir”. Ah, percebe qual é o problema? Quando explica assim, o cérebro do ouvinte tem de trabalhar
00:08:34mais para o compreender e lembrar do que está a falar. Mas no momento em que o visualiza desenhando-o
00:08:41como um modelo contextual e o abstrai simplificando a linguagem, veja o que acontece. Então, a
00:08:46pergunta é: bem, o que parece quando se está na jornada de melhorar a sua capacidade de
00:08:51falar em público? Bem, a primeira parte da sua jornada começa aqui: inconsciência incompetente. Aqui, simplesmente
00:08:58não sabe o que não sabe, e isso é ok, todos começam aí. Todos começamos por não saber
00:09:04absolutamente nada sobre nada. Mas então, quando vê um vídeo como este e subscreve um canal do YouTube
00:09:08sobre falar em público, então começa a jornada de aprendizagem e passa para a segunda fase, e
00:09:14passa para a competência consciente (incompetência consciente, na verdade). Por outras palavras, o que isto é: agora, você sabe
00:09:22o que não sabe. Por exemplo, agora sabe que para se livrar dos “uns” e dos “ahs”
00:09:28precisa de aprender a pausar mais, e a razão pela qual diz “um” e “ah” é simplesmente porque se sente desconfortável com
00:09:34o silêncio, é só isso. Agora sabe o quão maus os “uns” e os “ahs” são, sabe o quão más são as palavras de preenchimento, usar tipo, sabe
00:09:43o que quero dizer, usá-las excessivamente, agora entende que destrói a sua clareza, o que nos
00:09:48leva à próxima fase de aprendizagem, que é a competência consciente. E o que esta fase essencialmente
00:09:54significa é que está a fazê-lo, mas ainda tem de pensar sobre isso.
00:10:00Aqui, sabe agora que para se livrar dos “uns” e dos “ahs”, apenas substitui por uma pausa. Por isso, está
00:10:06a fazê-lo já, mas ainda tem de pensar cognitivamente sobre isso, porque o seu cérebro está em
00:10:10sobrecarga, a tentar substituir tantos tipos diferentes de comportamentos, o que nos leva agora à fase final de
00:10:16aprendizagem, que é a competência inconsciente. Aqui é onde atinge um estado de mestria. Já não
00:10:22tem de pensar sobre isso, porque os comportamentos tornam-se automáticos. Por isso, se voltar ao exemplo da pausa,
00:10:29originalmente, quando está a aprender na fase de competência consciente, que está a fazê-lo, mas ainda
00:10:33tem de pensar sobre isso, as pausas ainda parecerão um pouco pouco naturais. Mas assim que chega à competência
00:10:41inconsciente, agora aqui, as pausas são automáticas e parecem completamente naturais”. Não foi muito mais fácil
00:10:49de entender? E eu sei o que está a pensar: “Vin, ao simplificar a linguagem e torná-la simples para
00:10:55outras pessoas como isto, não me faz parecer burro?”. Bem, deixe-me perguntar-lhe isto: em algum momento neste
00:11:00vídeo, enquanto aprendia comigo, sentiu que eu não sabia do que estava a falar? Pareci
00:11:04burro ou estava mais envolvido porque era capaz de acompanhar?”. Aqui está uma armadilha em que a maioria
00:11:10dos especialistas cai: os especialistas não percebem que existe uma diferença entre ser um grande especialista e
00:11:15ser realmente um grande líder. Ser um grande especialista significa que tem pessoalmente um conhecimento profundo sobre um
00:11:20assunto, ótimo para si. Mas se quer ser um grande líder, tem de desenvolver a competência de ensinar,
00:11:24porque grandes líderes criam outros grandes líderes, e fazem isso passando o que sabem
00:11:30através da competência de ensinar. E para ser um grande professor, precisa de ser capaz de simplificar as suas ideias,
00:11:35o que torna a transferência de conhecimento mais eficaz. E essa é a melhor parte sobre os grandes líderes:
00:11:40eles fazem crescer outros líderes. Enquanto que a maior parte do tempo, um grande especialista que não sabe como se tornar um
00:11:45grande líder, eles só crescem a si próprios. Einstein disse famosamente: “Se não consegue explicar a um cão...
00:11:52então não o compreende”. Espera, espera, espera, desculpa, Peter, essa foi a citação correta?
00:11:57Na verdade, Vin, a citação correta é: “Se não consegue explicar a uma criança de seis anos, não
00:12:09o compreende suficientemente bem”. Essa é a citação, tolinho. Era isso, bom trabalho Peter. E para a
00:12:14última parte do filtro, R de Repetir (Repeat). Esta é simples, mas nunca a ignore. No final da sua
00:12:21explicação, feche o ciclo, volte à forma da sua ideia mais uma vez. Deixe-me mostrar-lhe o que
00:12:27quero dizer. E ali, meus amigos, está a estrutura CLEAR. Primeiro, tem C de Calibrar, aqui é
00:12:33onde precisa de conhecer o seu público antes mesmo de começar, faça as perguntas qualificadas. Depois tem
00:12:38L de Linkar (conectar), conecte o desconhecido a algo que eles já entendam usando uma analogia, uma metáfora
00:12:44ou um símile. Depois tem “Envision” (visualizar), aqui é onde desenha, torna visível, usa modelos contextuais.
00:12:50Depois tem “Abstração”, aqui é onde destila a mensagem para a sua forma mais simples. E, depois, “Repetir”.
00:12:57O que eu fiz literalmente convosco neste segmento do vídeo: ser capaz de simplificar algo é um
00:13:03dos traços mais importantes de um grande comunicador e, portanto, de um grande líder. Significa que entende
00:13:09o que sabe tão profundamente que pode traduzi-lo para qualquer pessoa. Portanto, escolha uma ideia complexa esta semana que
00:13:15precisa de explicar a alguém e passe-a pelo filtro CLEAR e observe o que acontece. E se quiser
00:13:20continuar a desenvolver o que tem aprendido hoje, clique na ligação na descrição para a minha formação gratuita de duas
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