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Ich sehe oft Angestellte im 3. bis 5. Berufsjahr, die in ein Burnout geraten, während sie versuchen, neben ihrem Hauptjob ein Nebenprojekt zu betreiben. Nach Feierabend sind sie wie erschlagen, am Wochenende müssen sie aufgeschobene Verabredungen abarbeiten, und sie trauen sich kaum noch, an den eigenen Projekten zu arbeiten. Obwohl der Verstand weiß, dass man massiv ins Tun kommen muss, ist der Kalender voll mit den Terminen anderer.
Das liegt nicht an mangelndem Willen. Es liegt daran, dass man der Umgebung, in der man seine Zeit verbringt, keine Grenzen gesetzt hat. Anstelle von schlampigen Plänen, die Lücken stopfen, müssen Kontrollmechanismen in Google Calendar und Tabellen eingerichtet werden.
Wenn man bei der Arbeit abgelenkt wird oder Reize erfährt, dauert es im Durchschnitt 23 Minuten und 15 Sekunden, um wieder in den ursprünglichen Konzentrationszustand zurückzukehren. Das ist ein Wert, den das Forschungsteam von Professor Gloria Mark an der UC Irvine durch die Beobachtung von unterbrochenen Arbeitern ermittelt hat. Auch Studien des Teams um David Meyer von der American Psychological Association weisen darauf hin, dass häufiges Aufgabenwechseln die tatsächliche Produktivität um bis zu 40 % senkt.
Die Zeit, die man nach Feierabend gedankenlos auf YouTube verbringt oder nach dem Duschen im Bett liegt – diese Übergangszeit (Transition Time) – frisst still und leise drei bis vier Stunden am Tag.
Um diesen Verlust zu stoppen, müssen unverhandelbare Blöcke in Google Calendar eingetragen werden:
Rechnet man die 15 Stunden unter der Woche (Morgen- und Abendblock jeweils 90 Minuten x 5 Tage) plus 4 Stunden am Wochenende zusammen, kommt man auf 19 Stunden pro Woche. Selbst wenn ein Notfall-Überstunden-Marathon im Hauptjob den Abendblock an ein paar Tagen zunichte macht, bleiben immer noch voll und ganz 15 Stunden pro Woche übrig.
Der Grund, warum Nebenprojekte in der Anfangsphase scheitern, ist, dass man ständig auf die Statistikfenster schaut. Besucherzahlen oder Einnahmen sind Spätindikatoren, die man im Moment nicht ändern kann. Wie Sean Covey und Chris McChesney im 4DX-Framework betont haben, muss man sich, um Ergebnisse zu erzielen, ausschließlich auf Vorlaufindikatoren konzentrieren, die zu 100 % kontrollierbar sind.
Laut Benchmark-Daten der auf Outreach spezialisierten Agenturen Martal und Instantly ist die durchschnittliche globale Antwortrate für Cold Emails von 8,5 % im Jahr 2019 auf mittlerweile 3,43 % gesunken. Wer sich das Ziel „dringend 3 Verträge diesen Monat“ setzt, verliert die Nerven, wenn er mit einer Antwortlosigkeit von 96 % konfrontiert wird. Wer sich dagegen das Ziel setzt „heute 10 Vorschläge senden“, kann seinen Teil erledigen, egal ob eine Antwort kommt oder nicht.
In Google Sheets wird ein Eingabe-Dashboard erstellt, das nur die Anzahl der Versuche verfolgt:
Wenn man Ergebnisindikatoren aus dem Kopf verbannt und nur noch die Anzahl der täglichen Versuche beibehält, kann man die Arbeit ohne Burnout fortsetzen.
Das größte Hindernis beim Blockieren der Arbeitszeit im Kalender ist das Schuldgefühl, die Bitten von Bekannten nicht ablehnen zu können. Greg McKeown definiert in seinem Buch Essentialism das Nein-Sagen nicht als das Wegstoßen von Menschen, sondern als das Streichen der angefragten Termine selbst.
Je länger man über eine Antwort nachdenkt, desto größer wird die emotionale Belastung. Drei Formulierungen werden in der Textersetzung der Smartphone-Tastatur hinterlegt und mechanisch gesendet:
Nach dem Absenden der Nachricht sollte man nicht auf eine Antwort warten und den Messenger anstarren, sondern sofort das im Kalender notierte Arbeitsfenster öffnen.
Die gesamte Energie an einem Tag ist begrenzt. Der Gedanke, gut bei der Arbeit zu sein, das Nebenprojekt auszubauen, jeden Tag Sport zu treiben und auch noch alle Treffen mit Freunden wahrzunehmen, ist eine Illusion. Wie beim Modell der „Lebensräder“, das Paul J. Meyer in den 1960er Jahren entworfen hat, muss man bei der Verteilung begrenzter Ressourcen ein gewisses absichtliches Ungleichgewicht akzeptieren.
Man holt ein Blatt Papier heraus und schreibt drei Bereiche auf, die für die nächsten 6 Monate komplett ruhen werden:
Wenn man das, was man weglässt, klar aufschreibt und unter den Monitor klebt, kann man auch dann, wenn andere Anfragen kommen, diese ohne zu zögern ablehnen.
Die Ergebnisse eines Nebenprojekts entstehen nicht in der übrigen Zeit, sondern in der Zeit, in der man im Kalender einen Strich zieht und das weglässt, was weggelassen werden muss.
