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Les chefs de projet ayant 3 à 7 ans d'expérience, qui participent occasionnellement à des rapports de direction ou à des présentations de levée de fonds, passent la veille au soir à mémoriser des phrases entières. Plus ils s'efforcent de ne pas commettre la moindre erreur, plus leur esprit se vide à la moindre lacune une fois sur scène. Modifier sa voix ou corriger quelques mots ne résoudra pas le problème. Il faut éliminer la structure même qui repose sur un script mémorisé.
La méthode qui consiste à réciter un script impose une charge excessive au cerveau. Le professeur Matt Abrahams de la Stanford Graduate School of Business souligne que pour réduire l'anxiété, il faut s'affranchir de la pression de réussir une présentation parfaite et passer à un format de discussion avec le public. Pour éviter le phénomène de blocage lié à un seul mot, il faut commencer par écarter le texte rédigé en phrases.
Nous vous recommandons d'appliquer le modèle Affirmation-Preuve (AE), conçu par le professeur Michael Alley de la Pennsylvania State University, à vos diapositives :
Lorsqu'on supprime les longues introductions, le temps de réunion avec les supérieurs diminue d'environ 40 %. Selon une enquête conjointe menée par la Harvard Business Review et la MIT Sloan, la réduction de 40 % du temps de réunion entraîne une augmentation de 71 % de la satisfaction organisationnelle à l'égard de la productivité.
Au moment de recevoir une question d'opposition agressive, l'amygdale réagit et paralyse la réflexion. Selon une étude de Gallup, une réponse improvisée et maladroite retarde la prise de décision du leader de 31 % et engendre des erreurs évitables.
En combinant le principe HEAR du professeur Abrahams et une structure squelettique, vous pouvez réagir sans panique :
Exercez-vous en demandant à un collègue de vous poser 3 questions d'opposition délicates pour faire le tri entre ce qui doit être répondu sur-le-champ et ce qui nécessite de chercher des données pour transmission ultérieure. Face à une question dont les chiffres sont difficiles à vérifier instantanément, il est plus sûr de fixer une limite en déclarant qu'il s'agit de données nécessitant une analyse approfondie et que vous les organiserez pour les partager par e-mail dans les 24 heures.
Il est fréquent qu'une présentation s'étire et qu'un rapport de 20 minutes se réduise à 5 minutes. À force de feuilleter en urgence, on finit par ne plus transmettre l'essentiel. Les diapositives doivent initialement être divisées en trois niveaux :
Lorsque le signal de réduction du temps retentit, dites : "Je vous invite à consulter les documents distribués pour le plan d'exécution détaillé et je passe directement à la conclusion", puis basculez immédiatement sur les diapositives de la 1ère étape. Il vaut mieux présenter d'abord la conclusion en énonçant les chiffres clés en une seule phrase, puis enchaîner directement avec les questions-réponses.
Sous l'effet du stress, la respiration devient superficielle, les cordes vocales se crispent et le rythme s'accélère. Un présentateur inexpérimenté introduit 8 à 12 tics de langage inutiles par minute en situation de pression, et sa vitesse d'élocution dépasse les 450 syllabes par minute.
Mettez en place une routine pour contrôler votre vitesse d'élocution à l'aide de votre smartphone :
Une pause de 2 secondes ménagée entre les mots permet d'éliminer les tics de langage et de stabiliser la respiration. Le simple fait de prendre l'habitude d'abaisser nettement la dernière syllabe permet de réduire les tremblements et de préserver la crédibilité de votre discours.
