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Los jefes de equipo con 3 a 7 años de experiencia que participan de vez en cuando en informes para directivos o presentaciones de atracción de inversiones se pasan la noche anterior a la presentación desvelados memorizando frases completas. Cuanto más se esfuerzan por no equivocarse ni en una sola sílaba, más se les queda la mente en blanco en el escenario con solo olvidar una sola palabra. Esto no se soluciona cambiando la voz o arreglando un par de palabras. Hay que erradicar por completo la estructura de depender de un guion memorizado.
El método de recitar un guion de memoria genera una carga excesiva en el cerebro. El profesor Matt Abrahams, de la Escuela de Graduados en Negocios de la Universidad de Stanford, señala que se puede reducir la ansiedad si uno se libera de la presión de hacer una presentación perfecta y la transforma en una forma de conversación con el público. Para evitar el fenómeno de quedarse bloqueado por apegarse a una sola letra, hay que apartar primero el manuscrito basado en frases.
Recomiendo aplicar a las diapositivas el modelo de afirmación-evidencia (AE), diseñado por el profesor Michael Alley de la Universidad Estatal de Pensilvania.
Cuando se elimina una introducción prolija, el tiempo de reunión con el jefe se reduce en torno al 40 %. Según una encuesta conjunta de Harvard Business Review y MIT Sloan, cuando se reduce el tiempo de reunión en un 40 %, la satisfacción con la productividad de la organización aumenta en un 71 %.
En el momento en que se recibe una pregunta de oposición agresiva, la amígdala reacciona y el pensamiento se bloquea. Según una encuesta de Gallup, las respuestas improvisadas y poco maduradas retrasan la toma de decisiones del líder en un 31 % y generan errores innecesarios.
Si se combina el principio HEAR del profesor Abrahams con la estructura, se puede responder sin entrar en pánico.
Se practica pidiendo a un compañero que haga 3 preguntas de oposición difíciles y distinguiendo en el acto qué contenido responder y qué contenido buscar y entregar como material. Para las preguntas cuyas cifras no se pueden comprobar sobre la marcha, es más seguro trazar el límite diciendo que, al tratarse de datos que requieren un análisis preciso, se organizarán y compartirán por correo en un plazo de 24 horas.
Es habitual que una presentación anterior se alargue y un informe de 20 minutos se reduzca a 5. Al pasar las diapositivas deprisa, ni siquiera se logra transmitir lo esencial de forma adecuada. Las diapositivas deben dividirse desde el principio en tres niveles:
Cuando cae la señal de reducir el tiempo, se dice: "Les ruego que consulten el material distribuido para ver los planes de ejecución detallados y pasaré directamente a la conclusión", saltando de inmediato a la diapositiva de la 1.ª fase. Es mejor presentar las cifras clave en una sola frase diciendo primero la conclusión y pasar enseguida a la ronda de preguntas y respuestas.
Cuando uno se pone nervioso, la respiración se vuelve superficial, las cuerdas vocales se endurecen y el habla se acelera. Un presentador inexperto introduce muletillas innecesarias que alcanzan de 8 a 12 veces por minuto en situaciones de presión, y su velocidad de emisión también se dispara por encima de las 450 sílabas por minuto.
Se crea una rutina para controlar la velocidad del habla utilizando el teléfono inteligente.
Una pausa de 2 segundos entre las palabras corta las muletillas y estabiliza la respiración. Con el solo hábito de bajar firmemente la sílaba final al terminar, se puede reducir el temblor y mantener la credibilidad de las palabras.
