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Teamleiter mit 3 bis 7 Jahren Berufserfahrung, die ab und zu an Vorstandspräsentationen oder Investorenpithes teilnehmen, pauken oft die Nacht vor der Präsentation durch und lernen Sätze komplett auswendig. Je mehr sie darauf achten, kein einziges Wort falsch zu machen, desto eher wird auf der Bühne der Kopf leer, sobald nur ein einziges Wort entfällt. Das lässt sich weder durch eine veränderte Stimmgebung noch durch ein paar ausgetauschte Wörter lösen. Die Struktur selbst, die auf auswendig gelernten Skripten beruht, muss komplett überarbeitet werden.
Das sture Auswendiglernen eines Skripts überlastet das Gehirn. Professor Matt Abrahams von der Stanford Graduate School of Business weist darauf hin, dass man die Angst reduzieren kann, indem man dem Druck entkommt, die Präsentation perfekt abzuliefern, und stattdessen zu einer dialogartigen Form mit dem Publikum übergeht. Um zu verhindern, dass man an einem einzigen Wort festhängt und erstarrt, müssen die satzbasierten Manuskripte beiseitegelegt werden.
Es empfiehlt sich, das von Professor Michael Alley von der Pennsylvania State University entworfene Assertion-Evidence-Modell (AE-Modell) auf die Folien anzuwenden:
Wenn die weitschweifige Einleitung wegfällt, verkürzt sich die Zeit für Meetings mit Vorgesetzten um etwa 40 %. Laut einer gemeinsamen Untersuchung der Harvard Business Review und der MIT Sloan stieg die Zufriedenheit mit der organisatorischen Produktivität um 71 %, als die Meeting-Zeiten um 40 % gekürzt wurden.
Im Moment einer aggressiven Gegenfrage reagiert die Amygdala und das Denken blockiert. Einer Umfrage von Gallup zufolge verzögern unvorbereitet vorgebrachte Spontaneifall-Antworten die Entscheidungsfindung von Führungskräften um 31 % und führen zu unnötigen Fehlern.
Durch die Kombination des HEAR-Prinzips von Professor Abrahams und einer festen Struktur kann man souverän reagieren:
Man übt, indem man einem Kollegen 3 unangenehme Gegenfragen stellt und trennt, was direkt vor Ort beantwortet und welche Informationen später herausgesucht und übermittelt werden. Bei Fragen, deren Kennzahlen sich nicht ad hoc überprüfen lassen, ist es sicherer, eine klare Grenze zu ziehen und zu erklären, dass es sich um Daten handelt, die eine präzise Analyse erfordern, weshalb man sie innerhalb von 24 Stunden aufbereitet und per E-Mail teilt.
Es kommt häufig vor, dass sich eine vorherige Präsentation hinzieht und ein 20-minütiger Bericht auf 5 Minuten verkürzt wird. Wenn man in Eile durchblättert, kann nicht einmal der Kern richtig vermittelt werden. Folien sollten von vornherein in drei Ebenen unterteilt sein:
Sobald das Signal zur Zeitkürzung ertönt, sagt man: "Bitte beachten Sie für die detaillierten Umsetzungspläne die verteilten Unterlagen, ich komme nun direkt zum Schluss" und wechselt sofort zu den Folien der Stufe 1. Es ist ratsam, die Kernkennzahlen in einem Satz vorzustellen, indem man die Schlussfolgerung zuerst nennt, und unmittelbar darauf in die Fragerunde überzugehen.
Bei Nervosität wird die Atmung flach, die Stimmbänder spannen sich an und das Sprechen beschleunigt sich. Unerfahrene Vortragende bauen in Drucksituationen unnötige Füllwörter im Umfang von 8 bis 12 Mal pro Minute ein, und auch die Sprechgeschwindigkeit schießt auf über 450 Silben pro Minute hoch.
Mit Hilfe des Smartphones wird eine Routine zur Kontrolle der Sprechgeschwindigkeit eingerichtet:
Die 2-sekündige Pause zwischen den Wörtern bricht Füllwörter ab und stabilisiert die Atmung. Allein die Gewohnheit, die Endsilben deutlich abzusenken und zu beenden, reduziert das Zittern und bewahrt die Glaubwürdigkeit des Gesagten.
