Cara Saya Mengatur Waktu - 10 Tips Manajemen Waktu

Pembicara membuka video dengan memperkenalkan pengalamannya selama 10 tahun membaca buku tentang produktivitas dan manajemen waktu. Dari semua yang dipelajari, ia telah menyaring menjadi 10 prinsip yang benar-benar ia gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Video ini akan membahas kesepuluh tips tersebut secara detail. Ini adalah hasil kurasi pengalaman panjang yang diterapkan secara praktis, bukan sekadar teori.

Prinsip pertama adalah realisasi bahwa kita sepenuhnya memiliki kendali atas waktu kita sendiri. Pembicara menjelaskan perubahan mindset penting: dari 'saya tidak punya waktu' menjadi 'saya memilih untuk tidak menyediakan waktu'. Ia memberikan contoh personal seperti memilih bermain World of Warcraft selama 6 jam - itu adalah pilihan sadar, bukan ketidakbersediaan waktu. Meskipun kita punya bos atau orang tua, pada dasarnya setiap keputusan adalah pilihan prioritas. Jika tidak ada waktu untuk sesuatu, berarti itu bukan prioritas, dan itu tidak masalah - yang penting adalah kejujuran pada diri sendiri.

Pembicara memperkenalkan prinsip dari buku Derek Sivers 'Hell Yeah or No'. Konsepnya adalah ketika kita sudah punya banyak kesempatan, standar untuk mengatakan 'ya' harus tinggi - harus 'hell yeah' atau 'tidak sama sekali'. Ketika masih muda dengan sedikit kesempatan, kita mungkin harus mengatakan ya untuk banyak hal. Namun ketika tawaran sudah lebih banyak dari waktu yang tersedia, sesuatu yang hanya 'lumayan' harus ditolak. Pembicara mengakui masih berjuang dengan ini karena kalendernya penuh dengan hal yang hanya 'lumayan' daripada 'hell yeah', dan selalu menyesal ketika waktunya tiba.

Konsep daily highlight dari buku 'Make Time' adalah menetapkan satu hal yang akan menjadi highlight hari itu - satu-satunya hal yang harus diselesaikan. Pembicara menjelaskan perbedaan dramatis antara hari dengan dan tanpa daily highlight. Dengan daily highlight, ia selalu menyelesaikannya dan merasa senang di akhir hari. Tanpa daily highlight, ia tenggelam dalam daftar tugas dan kesulitan menyelesaikan sesuatu. Daily highlight bisa hal yang paling mendesak, memuaskan, atau menyenangkan. Meskipun terdengar hanya satu hal, bayangkan kemajuan yang bisa dicapai jika setiap hari selama setahun kita menyelesaikan satu hal terpenting - itu akan transformatif.

Pembicara menggunakan sistem daftar tugas fisik dari Analog by Ugmonk - kartu catatan yang dimasukkan ke dalam holder kayu. Prinsip dasarnya adalah 'otak untuk memiliki ide, bukan menyimpannya'. Setelah menentukan daily highlight, ia membuat daftar hal lain yang perlu dilakukan hari itu. Ada kepuasan tersendiri dalam mencoret item secara fisik dengan pena yang tidak didapat dari aplikasi digital. Bahkan saat bekerja sebagai dokter, ia menggunakan daftar tugas fisik untuk mengatur pasien dan tugasnya. Sistem spesifik tidak terlalu penting, yang penting adalah menuliskan segalanya agar tidak ada yang terlewat.

Time blocking adalah teknik yang konon digunakan Elon Musk - memasukkan blok waktu di kalender untuk setiap tugas. Pembicara tidak melakukan ini untuk semua hal karena terlalu banyak waktu mengatur sistem produktivitas berarti lebih sedikit waktu menyelesaikan pekerjaan. Yang selalu ia jadwalkan adalah daily highlight-nya. Jika daily highlight adalah merekam video, menelepon nenek, atau membuat perubahan website, itu dijadwalkan sebagai blok di kalender. Ini memberikan rasa tenang karena hal terpenting pasti akan selesai karena sudah terjadwal. Menggabungkan daily highlight dengan time blocking sangat powerful untuk memastikan prioritas utama tidak terabaikan.

Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang dialokasikan. Jika memberi waktu seharian untuk merekam video YouTube, pasti akan memakan waktu seharian. Namun jika hanya diberi setengah atau satu jam dengan hari yang diisi hal lain, video pasti selesai dalam waktu singkat. Saran praktisnya adalah memanfaatkan tenggat waktu buatan bahkan untuk proyek tanpa deadline resmi. Contohnya kursus YouTube yang sedang ia kerjakan - tidak ada deadline wajib, tapi ia menetapkan target merekamnya akhir pekan depan dan memblokir waktu di kalender. Tanpa tenggat waktu dan jadwal, proyek semacam itu tidak akan pernah selesai.

Sebagai pengusaha, meskipun bisa mengatur jadwal sesuka hati, mudah sekali hari dipenuhi panggilan Zoom jika suka berkoneksi dengan orang. Pembicara menyadari perlunya melindungi pagi hari dari semua kewajiban dan panggilan. Ini transformatif karena ia bisa bangun jam setengah sembilan dan punya empat jam penuh tanpa gangguan. Waktu ini digunakan untuk menulis buku, atau merencanakan video dan bisnis, atau bahkan bermain World of Warcraft dan bersantai jika sedang tidak mood produktif. Saran praktisnya adalah mengidentifikasi waktu yang dilindungi - waktu hanya untuk diri sendiri di mana tidak ada yang boleh memesan slot di jadwal. Ini adalah waktu sacred yang tidak bisa diganggu oleh orang lain.

Banyak orang berpikir delegasi hanya untuk yang mampu, tapi pembicara menggunakan pendekatan nilai dolar waktu. Ia menetapkan nilai waktunya $25 per jam, artinya apa pun yang tidak ia nikmati dan bisa di-outsource dengan harga lebih murah dari itu, harus didelegasikan. Ini mendorongnya mendapatkan petugas kebersihan yang datang dua minggu sekali. Saat membangun bisnis dari nol, tugas seperti entry data didelegasikan ke pekerja lepas di Filipina, Bangladesh, atau India melalui Upwork atau Fiverr dengan $7 per jam - upah bagus untuk mereka, sangat menguntungkan baginya. Ini membebaskan waktu untuk hal yang menambah nilai lebih pada bisnis dan kehidupan. Semua orang harus memikirkan berapa nilai dolar waktu mereka dan apa yang bisa didelegasikan lebih murah dari itu.

Di era panggilan Zoom, banyak waktu terbuang dalam email penjadwalan bolak-balik tentang waktu, zona waktu, dan ketersediaan. Pembicara menemukan Calendly yang memungkinkan mengirim tautan dengan semua ketersediaan, dan orang bisa langsung memesan slot. Awalnya terasa seperti power move yang aneh, tapi setiap kali menerima tautan Calendly dari orang lain, ia sangat berterima kasih karena menghemat 20 menit yang tak akan pernah kembali. Bahkan untuk teman, ia mengirim tautan Calendly dengan permintaan maaf, dan hasilnya ia bertemu lebih banyak teman dalam beberapa bulan terakhir daripada tiga tahun sebelumnya dengan penjadwalan WhatsApp. Otomatisasi penjadwalan adalah game-changer untuk efisiensi waktu.

Bagi kutu buku produktivitas yang tertarik efisiensi, sangat mudah merasa tidak puas di akhir hari dengan apa yang dicapai. Pembicara dulu memukuli diri sendiri secara internal karena hanya merekam satu video padahal bisa lima video. Tapi ia menyadari bisa memilih untuk puas di akhir hari. Jika merencanakan empat video tapi hanya selesai satu, tidak apa-apa - ia bisa memilih puas dengan apa yang telah dilakukan. Memukuli diri sendiri tidak mengubah berapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan, hanya membuat merasa buruk. Jadi lebih baik memilih merasa baik tentang bagaimana waktu telah dikelola. Untuk lebih banyak strategi, ia punya tiga kursus produktivitas di Skillshare (tautan di deskripsi) tentang dasar produktivitas, persamaan produktivitas, dan produktivitas untuk kreator.