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10:21Vinh Giang
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मध्यप्रबंधक के रूप में काम करते समय एक अजीब सी रस्सी पर चलना पड़ता है। यदि आप टीम के सदस्यों के लिए एक सहज व्यक्ति बने रहने की कोशिश करते हैं, तो वे चुपचाप आपको कम आंकने लगते हैं, और यदि आप काम के मामले में सख्त हैं, तो आपको तुरंत 'पुराने खयालों वाला' कहा जाने लगता है। जब आप बॉस के प्रदर्शन के दबाव और अधीनस्थों की क्षैतिज संचार की मांग के बीच उलझन में रहते हैं, तो आप केवल यही सोचते हुए भ्रमित होते हैं कि क्या आप वास्तव में अच्छा कर रहे हैं।
प्रिंसटन विश्वविद्यालय की प्रोफेसर سوزان فیسکی (Susan Fiske) और हार्वर्ड बिजनेस स्कूल की प्रोफेसर एमी कडी (Amy Cuddy) के शोध को देखें, तो दूसरों का मूल्यांकन करते समय दो निर्णायक कारक गर्मजोशी (warmth) और क्षमता (competence) होते हैं। समस्या क्रम की है। बिना पहले यह आभास दिए कि आप गर्मजोशी से भरे हैं, केवल क्षमता पर जोर देने से, दूसरा पक्ष फीडबैक को सलाह के बजाय एक खतरे या हमले के रूप में लेता है।
मीटिंग के दौरान जब विरोध के स्वर उठें, तो तुरंत खंडन करने या पहले माफी मांगने से बचना चाहिए। इससे केवल आपका अधिकार कम होता है। भावनाओं और तथ्यों को अलग करने की 3-चरण पद्धति का उपयोग करके आप माहौल को संभाल सकते हैं और अपनी विशेषज्ञता को प्रकट कर सकते हैं। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में प्रकाशित नेतृत्व अनुसंधान परिणामों को देखें, तो केवल दूसरे की बात को स्पष्ट रूप से संक्षेप में प्रस्तुत करने के एक काम से भी अनावश्यक टकराव कम हो जाते हैं और काम पूरा करने का समय 20% कम हो जाता है।
सबसे पहले, दूसरे व्यक्ति की बात से भावनाओं से जुड़े शब्दों को हटा दें और 20 सेकंड के भीतर मुख्य तर्क को संक्षेप में दोहराएं। उसके बाद, इस बात पर संक्षेप में प्रकाश डालें कि वह राय क्यों आई और इसे स्वीकार करने का रवैया दिखाएं। अंत में, बिना माफी के, तैयार किए गए डेटा और निष्पादन की शर्तों के आधार पर अपनी बात पर आगे बढ़ें।
आवाज़ और शारीरिक भाषा भी महत्वपूर्ण हैं। डाचर केल्टनर (Dacher Keltner) के अशाब्दिक संचार अनुसंधान के अनुसार, केवल वाक्य के अंत को ऊपर उठाते हुए अपनी बात अधूरी छोड़ने की आदत को सुधारने से भी एक सक्षम प्रभाव पड़ता है। स्वर को कम और दृढ़ रखते हुए, सिर को थोड़ा झुकाना या हाथों को स्वाभाविक रूप से फैलाना बिना किसी शत्रुता के आपके इरादे को व्यक्त कर सकता है।
जब आप प्रदर्शन मूल्यांकन या फीडबैक देते हैं, तो टीम के सदस्य मूल रूप से रक्षात्मक मुद्रा अपना लेते हैं। क्रिएटिविटी लीडरशिप सेंटर द्वारा विकसित एसबीआई (SBI) मॉडल व्यक्तित्व पर नहीं, बल्कि केवल उद्देश्यपूर्ण तथ्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। 3 प्रशंसाओं और 1 सुधार अनुरोध के अनुपात का मिलान करने से भावनात्मक घर्षण काफी हद तक कम हो सकता है।
दूसरे पक्ष की स्थिति सुनने के बाद, पूछें: "भลिभावी रूप से समान त्रुटि को कम करने के लिए हमें कौन सी निरीक्षण प्रक्रिया जोड़नी चाहिए?"
व्यवहार तब बदलता है जब आप उन्हें अपने मुंह से खुद समाधान बताने के लिए मजबूर करते हैं।
स्लैक या ईमेल जैसे टेक्स्ट संचार में संदर्भ छूटने की संभावना होती है, जिससे गलतफहमी पैदा होती है। अमेरिकी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट और मैकेंज़ी के सर्वेक्षण के अनुसार, अस्पष्ट कार्य निर्देशों के कारण होने वाली दोबारा काम करने की लागत प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष 4,583 डॉलर तक पहुंच जाती है। निर्देश देते समय पृष्ठभूमि और उद्देश्य को एक साथ लिखने से दोबारा काम करना कम हो जाता है और पूरी टीम के साप्ताहिक काम के समय में लगभग 3 घंटे की बचत हो सकती है।
यदि आपको मैसेंजर द्वारा फीडबैक के लिए अनुरोध मिलता है और आप तुरंत उत्तर देने में असमर्थ हैं, तो "मैंने देख लिया है। वर्तमान में मैं समय सीमा के काम में व्यस्त हूँ, इसलिए कल दोपहर 2 बजे तक समीक्षा करने के बाद मैं आपको सूचित करूँगा" जैसी अपेक्षित समय सीमा तय करने वाले टेम्पलेट को नियमित करना बेहतर होता है। इससे एक ऐसे लीडर के रूप में विश्वास बढ़ता है जो काम की पूर्वानुमेयता को बढ़ाता है।
| संचार की स्थिति | मुख्य ढांचा | अपेक्षित प्रभाव |
|---|---|---|
| मीटिंग रूम संचार | 20-सेकंड का सारांश + डेटा-आधारित प्रतिवाद | निर्णय लेने की गति में सुधार, कार्य समय में 20% की कमी |
| 1-ऑन-1 परामर्श | एसबीआई मॉडल + 3:1 फीडबैक व्यवस्था | टीम के सदस्यों की रक्षात्मक प्रणाली को हटाना, फीडबैक की स्वीकार्यता बढ़ाना |
| टेक्स्ट संचार | संदर्भ का उल्लेख + 24 घंटे के भीतर प्रतिक्रिया समय सीमा निर्धारित करना | दोबारा काम में कमी, टीम के साप्ताहिक 3 घंटे की बचत |
जब आप गर्मजोशी के साथ संचार के दरवाजे खोलते हैं और संरचित भाषण शैली के साथ अपनी क्षमता दिखाते हैं, तो टीम के भीतर एक स्वस्थ अधिकार पैदा होता है। केवल परिचितता को आगे रखकर मानकों को तोड़ने या अधिकार स्थापित करने के लिए कठोर स्वर पर अड़े रहने की कोई आवश्यकता नहीं है। केंद्र को पकड़ने वाले कुछ संचार नियमों को बदलकर ही काम करने का तरीका निश्चित रूप से बदल जाता है।