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10:21Vinh Giang
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Als mittlerer Manager balanciert man oft auf einem schmalen Grat. Will man den Teammitgliedern sympathisch sein, wird man schnell nicht mehr ernst genommen; tritt man zu streng und aufgabenzentriert auf, gilt man sofort als altmodischer „Besserwisser“. Wer zwischen dem Leistungsdruck des Vorgesetzten und dem Wunsch der Mitarbeiter nach flacher Hierarchie hin- und hergerissen ist, zweifelt leicht an der eigenen Kompetenz.
Untersuchungen von Professorin Susan Fiske von der Princeton University und Professorin Amy Cuddy von der Harvard Business School zeigen, dass zwei Faktoren bei der Beurteilung anderer entscheidend sind: Wärme und Kompetenz. Das Problem ist die Reihenfolge. Betont man ausschließlich die eigene Kompetenz, ohne zuvor Wärme zu signalisieren, wird das Feedback vom Gegenüber nicht als Rat, sondern als Bedrohung oder Angriff wahrgenommen.
Weißt ein Meeting Gegenwind entgegen, sollte man impulsive Gegenangriffe oder sofortige Entschuldigungen vermeiden, da dies nur die eigene Autorität untergräbt. Ein dreistufiger Ansatz, der Emotionen und Fakten trennt, hilft dabei, die Kontrolle über die Situation zu behalten und gleichzeitig Professionalität zu zeigen. Laut einer im Harvard Business Review veröffentlichten Führungsstudie reicht bereits die saubere Zusammenfassung der gegnerischen Argumente aus, um unnötige Konflikte zu minimieren und die Bearbeitungszeit um 20 % zu verkürzen.
Zunächst filtert man emotionale Begriffe aus den Worten des Gegenübers heraus und fasst den Kernpunkt innerhalb von 20 Sekunden zusammen. Danach zeigt man Offenheit, indem man kurz auf den objektiven Hintergrund eingeht, der zu dieser Meinung geführt hat. Schließlich setzt man den eigenen Standpunkt – frei von Entschuldigungen – anhand vorbereiteter Daten und Umsetzungsbedingungen durch.
Auch Stimme und Körpersprache spielen eine wichtige Rolle. Einer Studie zur nonverbalen Kommunikation von Professor Dacher Keltner zufolge vermittelt allein die Vermeidung der Angewohnheit, die Satzenden nach oben zu ziehen, einen kompetenten Eindruck. Hält man den Tonfall tief und bestimmt und neigt man den Kopf leicht oder öffnet die Hände auf natürliche Weise, lässt sich die eigene Absicht ohne Feindseligkeit vermitteln.
Bei Leistungsbeurteilungen oder Feedback-Gesprächen befinden sich Mitarbeiter grundsätzlich in einer Defensivhaltung. Das vom Center for Creative Leadership entwickelte SBI-Modell hilft dabei, sich ausschließlich auf objektive Fakten statt auf die Persönlichkeit zu konzentrieren. Das Verhältnis von drei Loben zu einem Verbesserungsvorschlag kann emotionale Reibungen deutlich reduzieren.
Nachdem man sich die Situation des Gegenübers angehört hat, fragt man: „Welchen Prüfungsprozess sollten wir künftig hinzufügen, um denselben Fehler zu vermeiden?“ Verhaltensänderungen setzen voraus, dass die Betroffenen die Lösung selbst aussprechen.
Textbasierte Kommunikation wie Slack oder E-Mail lässt oft den Kontext vermissen, was schnell zu Missverständnissen führt. Laut Untersuchungen des Project Management Institute und von McKinsey belaufen sich die Kosten für Nacharbeiten infolge unklarer Arbeitsanweisungen auf jährlich 4.583 US-Dollar pro Person. Wer bei Anweisungen den Hintergrund und Zweck mitschickt, reduziert den Aufwand für Nacharbeiten und spart dem gesamten Team wöchentlich etwa drei Stunden Arbeitszeit.
| Kommunikationssituation | Kernframework | Erwarteter Nutzen |
|---|---|---|
| Meeting-Kommunikation | 20-Sekunden-Zusammenfassung + datenbasierte Gegenargumente | Schnellere Entscheidungsfindung, 20 % Zeitersparnis |
| 1-zu-1-Gespräch | SBI-Modell + 3:1-Feedback-Verhältnis | Auflösung der Abwehrmechanismen, höhere Feedback-Akzeptanz |
| Textkommunikation | Kontextangabe + Fristsetzung innerhalb von 24 Stunden | Weniger Nacharbeiten, 3 Stunden Ersparnis pro Team und Woche |
Wenn Sie mit Wärme die Tür zur Kommunikation öffnen und Ihre Kompetenz durch eine strukturierte Ausdrucksweise unter Beweis stellen, entsteht im Team eine gesunde Autorität. Es ist weder nötig, Standards zugunsten reiner Freundlichkeit aufzuweichen, noch starr auf einem harten Tonfall zu bestehen, um Autorität zu demonstrieren. Schon das Ändern weniger zentraler Kommunikationsregeln wird die Arbeitsweise in der Praxis spürbar verändern.