Cómo Gestiono Mi Tiempo - 10 Consejos de Gestión del Tiempo

El autor introduce su experiencia de 10 años estudiando productividad y gestión del tiempo, presentando 10 principios que utiliza activamente. El primer principio fundamental establece que somos dueños absolutos de nuestro tiempo. Esta revelación transformadora proviene de la idea de que 'en cualquier momento dado, estás haciendo lo que más quieres hacer'. El autor ejemplifica con su día: filmando el video porque quiere hacerlo y jugando World of Warcraft durante seis horas porque eligió hacerlo. El punto clave es reconocer que cuando decimos 'no tengo tiempo', en realidad estamos diciendo 'no es una prioridad', lo cual es válido pero requiere honestidad con nosotros mismos en lugar de usar la falta de tiempo como excusa.

Basado en el libro de Derek Sivers, este principio establece que las oportunidades deben ser un rotundo 'sí' o un 'no'. Cuando somos jóvenes con pocas oportunidades, debemos decir sí a la mayoría de las cosas para ganar experiencia. Sin embargo, cuando comenzamos a recibir más oportunidades de las que tenemos tiempo disponible, es crucial operar con la máxima 'diablos sí o no'. Si recibimos una invitación que genera una respuesta tibia de 'tal vez suena bien', la posición por defecto debe ser rechazarla. El autor admite que su calendario está lleno de compromisos 'más o menos' en lugar de 'diablos sí', y siempre se arrepiente cuando llega el momento. Aprender a decir no es esencial para la gestión efectiva del tiempo.

Este concepto, tomado del libro 'Make Time' de Jake Knapp y John Zeratsky, consiste en decidir cada día una única cosa que será lo más destacado. Esta cosa puede ser la más urgente, la más satisfactoria o la más divertida que necesitamos hacer ese día. El autor reporta que en los días cuando establece este punto destacado, siempre lo completa y termina feliz al final del día. En contraste, cuando no establece un punto destacado, se ahoga en su lista de tareas con múltiples cosas compitiendo por atención, haciendo mucho más difícil lograr algo significativo. La pregunta provocadora es: si cada día durante un año pudieras hacer esa única cosa más importante, harías un progreso revolucionario, lo cual justifica este enfoque aparentemente simple.

El autor enfatiza la importancia de usar listas de tareas, actualmente empleando el sistema analógico de Ugmonk con tarjetas físicas y un soporte de madera. Cada mañana, después de identificar su punto destacado del día, escribe las otras tareas en esta lista física y las va tachando con un bolígrafo a lo largo del día. El principio subyacente es que 'nuestro cerebro es para tener ideas, no para retenerlas', citando un concepto general de productividad. Todo lo que necesita hacer se escribe en una aplicación (actualmente Roam), pero la lista del día se gestiona en el sistema físico. Incluso en su trabajo como médico, utiliza listas físicas para gestionar pacientes y tareas. Hay algo 'increíblemente satisfactorio' en tachar físicamente algo que no se obtiene con aplicaciones digitales.

El bloqueo de tiempo, aparentemente usado por Elon Musk, consiste en asignar bloques específicos en el calendario para cada tarea. El autor no lo hace para absolutamente todo porque cree que dedicar demasiado tiempo a gestionar el sistema de productividad resta tiempo para hacer el trabajo real. Sin embargo, siempre programa su punto destacado del día en el calendario al inicio de cada jornada. Si su punto destacado es filmar un video, programar una llamada con su abuela, o hacer cambios en su sitio web, lo bloquea en un horario específico. Esta combinación de punto destacado del día con bloqueo de tiempo es 'increíblemente útil' porque garantiza que esa única cosa importante siempre se hará. Responde a la crítica común de 'solo una cosa al día' preguntando: imagina hacer realmente lo más importante cada día durante un año completo, el progreso sería revolucionario.

La ley de Parkinson establece que 'el trabajo se expande para llenar el tiempo que le asignamos'. El autor ejemplifica con videos de YouTube: si se da todo el día para filmar un video, inevitablemente tomará todo el día; pero si solo se asigna media hora o una hora y llena el día con otras actividades, el video se termina en ese tiempo reducido. El consejo práctico es aprovechar plazos artificiales para aumentar la eficiencia. Por ejemplo, está creando un curso de YouTube para principiantes que no tiene fecha límite real y es completamente opcional, pero se ha fijado el objetivo de grabarlo todo en un fin de semana específico, bloqueando ese tiempo en su calendario. Esta fecha límite artificial garantiza que el curso se complete, mientras que sin una fecha límite programada, 'simplemente nunca, jamás se haría'.

Como emprendedor que trabaja por cuenta propia y se conecta con personas de todo internet, el autor descubrió que sus días se llenaban de múltiples llamadas de Zoom. Implementó el concepto de 'tiempo protegido' manteniendo sus mañanas completamente libres de obligaciones o llamadas. Esto ha sido un 'cambio absoluto' permitiéndole despertar a las 8:30 y tener cuatro horas sólidas de tiempo ininterrumpido. Actualmente usa este tiempo para escribir su libro, pero también lo emplea para pensar en el negocio, planear videos, o avanzar en su carrera. En ocasiones, si no tiene ganas de trabajar, decide usar ese tiempo protegido para jugar World of Warcraft o relajarse leyendo. La recomendación es identificar cuál será tu tiempo protegido: tiempo solo para ti, no para nadie más, donde nadie pueda reservar algo en tu agenda.

El autor aborda la objeción común de que delegar es caro, proponiendo en cambio calcular el valor en dólares de nuestro tiempo. Incluso cuando su canal de YouTube no era exitoso, decidió que su tiempo valía 20 libras (25 dólares) por hora. Este principio significa que cualquier tarea que no disfrute y que pueda externalizar por menos de 25 dólares/hora, absolutamente debería delegarla. Este enfoque lo motivó a contratar una persona de limpieza que viene cada dos semanas, liberándolo de esa tarea. Al construir sus negocios desde cero, delegó tareas como entrada de datos a freelancers en Filipinas, Bangladesh o India a través de Upwork o Fiverr, pagando alrededor de 7 dólares/hora (un salario excelente en esas regiones). Esto fue 'fantástico' porque liberó su tiempo para actividades de mayor valor para el negocio. La recomendación es determinar el valor en dólares de tu tiempo y considerar delegar lo que sea más barato que esa tarifa.

En el mundo de llamadas de Zoom y comunicación por internet, el autor descubrió que perdía mucho tiempo en el intercambio de correos para programar reuniones, considerando zonas horarias diferentes (Pacífico, Este, británica estándar). Este proceso podía tomar '10 días sólidos' de ida y vuelta antes de concretar algo. Calendly resolvió este problema: es una aplicación gratuita (aunque él paga la versión pro) que permite enviar un enlace mostrando toda tu disponibilidad, permitiendo a otros reservar directamente un espacio en tu calendario. Aunque inicialmente se siente como un 'movimiento de poder', cada vez que recibe un enlace de Calendly está 'tan agradecido' porque ahorra '20 minutos de vida que nunca va a recuperar'. Incluso lo usa con amigos, reconociendo que sin Calendly nunca coordinarían debido a agendas incompatibles. Ha logrado ponerse al día con más amigos en los últimos meses usando Calendly que en tres años con mensajes de WhatsApp.

El autor reflexiona sobre un problema común entre fanáticos de la productividad: sentirse 'crónicamente insatisfechos' al final del día con lo logrado. Describe la autocrítica típica: 'grabé un video hoy, pero podría haber grabado cinco videos. ¿Qué me pasa? Soy un inútil'. Recientemente ha empezado a aplicar un cambio de mentalidad fundamental: puede 'elegir estar satisfecho' al final del día. Por ejemplo, si planeaba grabar cuatro videos pero solo logró uno, puede elegir sentirse bien con ese logro. El punto crucial es que castigarse por no hacer más 'no cambia cuánto trabajo he hecho', solo lo hace sentir mal. Por lo tanto, puede elegir sentirse bien con cómo ha gestionado su tiempo. Esta satisfacción consciente es el décimo y último principio para una gestión del tiempo saludable y sostenible.

El autor concluye mencionando que tiene tres cursos completos en línea sobre productividad y gestión del tiempo alojados en Skillshare (aunque aclara que no patrocinan el video). Los cursos cubren: fundamentos de la productividad, la ecuación de productividad (su modelo mental personal), y productividad para creadores (lanzado la semana anterior al video), que aborda gestión del tiempo para actividades creativas, emprendimiento y actividades paralelas. Ofrece una prueba gratuita de Skillshare a través del enlace en la descripción. También recomienda ver su reseña y resumen del libro 'Make Time', uno de sus libros de productividad favoritos. Finaliza agradeciendo a los espectadores y despidiéndose hasta el próximo video.