So manage ich meine Zeit - 10 Zeitmanagement-Tipps

Der Sprecher stellt das Thema vor: 10 Zeitmanagement-Prinzipien, die er in 10 Jahren aus allen wichtigen Produktivitätsbüchern gelernt hat und noch heute anwendet. Das erste und fundamentalste Prinzip lautet, dass wir absolute Kontrolle über unsere gesamte Zeit haben – in jedem Moment tun wir das, was wir am meisten tun möchten. Diese Erkenntnis war lebensverändernd für den Sprecher, da er früher dachte, keine Zeit für Dinge zu haben. Das Beispiel verdeutlicht dies: Wenn man sechs Stunden World of Warcraft spielt statt zu trainieren, hat man sich bewusst dafür entschieden, dem Spielen Priorität zu geben. Selbst mit Chef oder Eltern haben wir grundsätzlich die Kontrolle über unsere Zeit, und 'keine Zeit haben' bedeutet eigentlich nur, dass etwas keine Priorität ist – was völlig in Ordnung ist, solange man ehrlich damit umgeht.

Das zweite Prinzip stammt aus Derek Sivers' Buch 'Hell Yeah or No' und besagt, dass man bei begrenzter Zeit nur noch zu Dingen Ja sagen sollte, die einen wirklich begeistern. Wenn eine Anfrage nicht sofort ein begeistertes 'Hell Yeah!' auslöst, sondern nur ein 'Hmm, vielleicht', sollte die Standardantwort Nein sein. Der Sprecher bereut es immer, wenn sein Kalender mit 'Irgendwie schon'-Terminen statt 'Hell Yeah'-Terminen gefüllt ist. Das dritte Prinzip ist das tägliche Highlight aus dem Buch 'Make Time': Jeden Tag eine einzige Sache festlegen, die man unbedingt erledigen muss. An Tagen mit einem festgelegten Highlight ist der Sprecher am Ende immer zufrieden, während er ohne diese Fokussierung in der To-do-Liste ertrinkt. Das Highlight sollte die dringendste, befriedigendste oder spaßigste Aufgabe des Tages sein, und diese einfache Praxis hilft enorm beim Zeitmanagement.

Das vierte Prinzip ist die Verwendung von To-do-Listen, wobei der Sprecher das physische Analog-System von Ugmonk bevorzugt, bei dem man Aufgaben auf Karten schreibt und mit einem echten Stift durchstreicht. Das Produktivitätsprinzip dahinter lautet: Das Gehirn ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie zu behalten – deshalb gehen ohne Aufschreiben Dinge verloren. Auch bei der Arbeit als Arzt nutzt er physische Listen, weil das Abhaken befriedigender ist als digitale Apps. Das fünfte Prinzip ist Time Blocking, eine Technik, die angeblich Elon Musk nutzt: Man trägt Aufgaben als Zeitblöcke in den Kalender ein. Der Sprecher macht dies nicht für alles (um nicht zu viel Zeit mit dem System zu verbringen), aber immer für sein tägliches Highlight. Die Kombination aus täglichem Highlight und Time Blocking garantiert, dass die wichtigste Aufgabe erledigt wird, und wenn man jeden Tag eine wirklich wichtige Sache schafft, macht man über das Jahr enormen Fortschritt.

Das sechste Prinzip basiert auf dem Parkinsonschen Gesetz: Arbeit dehnt sich aus, um die verfügbare Zeit zu füllen. Ein YouTube-Video braucht den ganzen Tag, wenn man sich den ganzen Tag gibt, aber nur eine Stunde, wenn man nur eine Stunde einplant. Der praktische Tipp ist, künstliche Deadlines zu setzen, selbst für optionale Projekte – zum Beispiel hat sich der Sprecher vorgenommen, einen ganzen YouTube-Kurs an einem Wochenende zu filmen, was ohne diese Deadline nie fertig würde. Das siebte Prinzip ist geschützte Zeit: Der Sprecher hält seine Vormittage komplett frei von Zoom-Calls und Verpflichtungen. Von halb neun bis mindestens halb eins hat er vier Stunden ununterbrochene Zeit für wichtige Arbeit wie Buchschreiben oder Businessplanung. Diese geschützte Zeit ist nur für ihn allein, niemand darf etwas in diesen Zeitraum eintragen, und manchmal nutzt er sie auch einfach zum Entspannen oder World of Warcraft spielen – was völlig in Ordnung ist.

Das achte Prinzip ist Delegation, wobei der Sprecher einen interessanten Ansatz verfolgt: Man sollte sich fragen, wie viel die eigene Zeit wert ist – er hat für sein Business 20-25 Dollar pro Stunde festgelegt. Alles, was keinen Spaß macht und für weniger delegiert werden kann, sollte man outsourcen. Dieses Prinzip führte dazu, dass er eine Putzkraft engagierte (die alle zwei Wochen kommt) und früher Aufgaben wie Dateneingabe an Freelancer auf den Philippinen, Bangladesch oder Indien über Upwork oder Fiverr delegierte. Für etwa 7 Dollar pro Stunde erhielten diese Freelancer einen fantastischen Lohn, während er seine Zeit für wertvollere Tätigkeiten freisetzte. Der Sprecher ermutigt jeden, unabhängig von den Umständen, darüber nachzudenken, was der Geldwert der eigenen Zeit ist, und zu prüfen, welche Aufgaben günstiger delegiert werden können.

Das neunte Prinzip ist die Automatisierung der Terminplanung mit Tools wie Calendly. Der Sprecher hatte früher etwa 10 Tage E-Mail-Hin-und-Her für einen einzigen Termin mit unterschiedlichen Zeitzonen. Calendly ermöglicht es, anderen einen Link zu schicken, über den sie direkt einen freien Slot im Kalender buchen können. Obwohl es sich anfangs wie ein Machtspiel anfühlt, ist jeder dankbar für solche Links, weil sie buchstäblich 20 Minuten Leben sparen. Der Sprecher nutzt Calendly sogar für Freunde und hat sich dadurch in den letzten Monaten mit mehr Freunden unterhalten als in drei Jahren mit WhatsApp-Terminplanung. Das zehnte und letzte Prinzip ist die bewusste Entscheidung zur Zufriedenheit: Als Produktivitätsnerd ist man leicht chronisch unzufrieden mit dem Erreichten und macht sich Vorwürfe. Aber der Sprecher hat gelernt, sich am Ende des Tages bewusst für Zufriedenheit zu entscheiden – sich selbst Vorwürfe zu machen ändert nichts an der geleisteten Arbeit, sondern lässt einen nur schlecht fühlen.

Der Sprecher schließt das Video mit einem Hinweis auf weiterführende Ressourcen ab: Er hat drei komplette Online-Kurse über Produktivität und Zeitmanagement auf Skillshare veröffentlicht. Über einen Link in der Videobeschreibung kann man eine kostenlose Testversion erhalten und Zugang zu diesen Kursen bekommen: einer über die Grundlagen der Produktivität, einer über seine persönliche 'Produktivitätsgleichung' als mentales Modell, und ein neuer Kurs über Produktivität für Creator und Unternehmer. Zusätzlich empfiehlt er seine Buchrezension und Zusammenfassung von 'Make Time', einem seiner liebsten Produktivitätsbücher, die ebenfalls verlinkt ist. Der Sprecher verabschiedet sich freundlich mit 'Vielen Dank fürs Zuschauen, hab einen schönen Tag, wir sehen uns im nächsten Video'.