कॉन्फ़्रेंस रूम में हमले का सामना कर रहे सीनियर इंजीनियरों के लिए बातचीत की कमान वापस लेने की तकनीक

यदि आपके पास ठोस व्यावहारिक कौशल हैं लेकिन मीटिंग्स के दौरान आपको हमेशा पीछे धकेला हुआ महसूस होता है, तो आपको अपनी संचार शैली की समीक्षा करने की आवश्यकता है। तीखे सवालों से घबराकर रक्षात्मक प्रतिक्रिया देने के क्षण में ही, लीडरशिप टीम आप पर करिश्मे की कमी का ठप्पा लगा देती है। अपनी विशेषज्ञता को कम करने वाली बोलने की आदतों को छोड़ें और स्थिति पर नियंत्रण पाने के लिए विशिष्ट तकनीकों को अपनाएं।

विपरीत विचारों को अपने तर्क में शामिल करने की कला

जब आपके डिज़ाइन या तर्क को चुनौती दी जाती है, तो स्वाभाविक रूप से आप युद्ध की स्थिति में आ जाते हैं। लेकिन हमले का सीधे तौर पर जवाब देना सबसे खराब रणनीति है। जैसा कि हार्वर्ड नेगोशिएशन प्रोजेक्ट (Harvard Negotiation Project) में जोर दिया गया है, दूसरे पक्ष के वैध बिंदुओं को स्वीकार करना ही अनुनय (persuasion) की शुरुआत है।

मीटिंग के दौरान आलोचना होने पर इन चरणों का पालन करें:

• दूसरे पक्ष के तर्क के एक हिस्से को तुरंत स्वीकार करें। "लागत प्रभावशीलता के बारे में आपकी चिंता एक वैध बिंदु है" कहकर उनकी सतर्कता को कम करें।
• अपने दिमाग से 'लेकिन' (But) शब्द को हटा दें। इसके बजाय "हाँ, और..." (Yes, And) का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, इसे इस तरह जोड़ें: "सही कहा, और उसी को ध्यान में रखते हुए, हमने इस आर्किटेक्चर को लचीले विस्तार (flexible scaling) पर केंद्रित किया है।"
• बातचीत के केंद्र को दूसरे के हमले से हटाकर स्वाभाविक रूप से अपने द्वारा तैयार किए गए विकल्पों पर ले जाएं।

यह तरीका प्रश्नकर्ता के कोर्टिसोल (तनाव हार्मोन) के स्तर को कम करता है। अनावश्यक भावनात्मक संघर्षों को रोकने से मीटिंग का समय कम हो जाता है और आप एक लचीले निर्णय लेने वाले लीडर के रूप में दिखाई देते हैं।

2 सेकंड का मौन जो डेटा को वजन देता है

कई इंजीनियर शांति या मौन को सहन नहीं कर पाते। उन्हें डर होता है कि वे कम तैयार दिखेंगे, इसलिए वे "उम्म", "अह" जैसे अनावश्यक शब्दों से खाली जगह को भरते हैं, लेकिन यह आपकी विशेषज्ञता को हल्का बना देता है। सामाजिक मनोवैज्ञानिक एमी कडी (Amy Cuddy) के शोध के अनुसार, जानबूझकर रखा गया मौन श्रोता की एकाग्रता को बढ़ाने वाला एक शक्तिशाली गैर-मौखिक उपकरण है।

आंकड़े पेश करते समय मौन को एक उपकरण के रूप में उपयोग करें:

• मुख्य डेटा या निष्कर्ष बताने के ठीक बाद सटीक 2 सेकंड के लिए चुप रहें।
• अपनी नज़रें न चुराएं और निर्णय लेने वाले की आँखों में सीधे देखें। मौन के दौरान, डेटा की विश्वसनीयता विज़ुअली मजबूत होती है।
• किसी अप्रत्याशित प्रश्न का उत्तर 0.5 सेकंड में न दें। 2 सेकंड के लिए धीरे-धीरे सांस लें और फिर जवाब देना शुरू करें। इससे आप विचारशील और आत्मविश्वासी दिखेंगे।

संदेशों से अनुमानित अंत को हटाने के संपादन नियम

टेक्स्ट कम्युनिकेशन एक ऐसा क्षेत्र है जहां आप बोलने से भी तेज़ परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। एक सीनियर इंजीनियर का संदेश किसी रिपोर्ट की तरह संक्षिप्त होना चाहिए। अमेरिकी सैन्य संचार मानक BLUF (Bottom Line Up Front) पद्धति को अपनाकर आप निर्णय लेने वालों की थकान को काफी हद तक कम कर सकते हैं।

मैसेंजर या ईमेल भेजते समय इन नियमों का पालन करें:

• पहले वाक्य में निष्कर्ष या अनुरोध रखें। स्थिति का विवरण बाद में भी दिया जा सकता है।
• वर्णनात्मक वाक्यों को छोटे टुकड़ों में तोड़ें और बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें। मुख्य बात यह है कि जानकारी तीन से अधिक न हो।
• "ऐसा लगता है" या "हो सकता है" जैसे अनुमानित शब्दों को "है" या "पुष्टि हो गई है" जैसे निश्चित शब्दों से बदलें।

सिर्फ वाक्य संरचना बदलने से अन्य विभागों के साथ संचार की गलतियां स्पष्ट रूप से कम हो जाती हैं। स्पष्ट लेखन शैली सहकर्मियों के बीच उच्च स्तर का विश्वास पैदा करती है और अनावश्यक स्पष्टीकरण अनुरोधों को कम करके हर हफ्ते 4 घंटे से अधिक का समय बचाती है।

दबाव वाले सवालों में समय पाने के लिए ब्रिज स्क्रिप्ट

मुश्किल सवालों के जवाब देते समय लड़खड़ाने से बड़ी कोई गलती नहीं हो सकती। ऐसे में आपको सवाल को फिर से परिभाषित करना चाहिए और उसे उस क्षेत्र में ले जाना चाहिए जहाँ आप सहज हों। व्हार्टन स्कूल के प्रोफेसर एडम ग्रांट का विश्लेषण है कि अंतर्मुखी लीडर अधिक सफल होते हैं जब वे डेटा-आधारित विचारशील संचार का उपयोग करते हैं।

घबराहट वाली स्थिति में इस सिस्टम का उपयोग करें:

• प्रश्न मिलते ही तुरंत उत्तर न दें, बल्कि उसे दोहराएं। "क्या मैं आपकी बात का मतलब सुरक्षा जोखिमों की जांच के रूप में समझ सकता हूँ?" पूछने मात्र से आप 5 सेकंड का रणनीतिक समय पा सकते हैं।
• अपने उत्तर को निष्कर्ष (Headline), कारण (Reason), और प्रमाण (Proof) के क्रम में व्यवस्थित करें।
• यदि आपको कोई आंकड़ा नहीं पता है, तो उसे जबरदस्ती न बनाएं। "सटीक डेटा की पुष्टि करने के बाद, मैं 10 मिनट के भीतर इसे Slack पर साझा करूँगा" कहकर स्पष्ट रूप से बात खत्म करना गलत जानकारी देने से सौ गुना बेहतर है।

मामूली आलोचना को रणनीतिक चर्चा के स्तर पर ले जाएं। स्थिति को नियंत्रित करने और चरों (variables) को प्रबंधित करने का आपका तरीका आपको एक साधारण डेवलपर के बजाय एक रणनीतिक लीडर के रूप में स्थापित करेगा।