बिना किसी योजना के आयोजित कॉर्पोरेट कार्यक्रम संगठन को क्यों बर्बाद करते हैं

मीडिया अक्सर कार्यशालाओं या कॉर्पोरेट खेल आयोजनों को संघर्ष समाधान के एक अचूक उपाय के रूप में चित्रित करता है। हालांकि, आप में से अधिकांश ने कभी न कभी बिना किसी तैयारी के ट्रैकिंग या फुटबॉल मैच आयोजित करने का अनुभव किया होगा, जिसने विभागों के बीच की कड़वाहट को कम करने के बजाय और गहरा कर दिया। बिना सटीक डिज़ाइन के आयोजित कार्यक्रम संगठन को एकजुट करने के बजाय उन्हें और अधिक विभाजित कर देते हैं।

संघर्ष को एकजुटता में बदलने वाली संरचनात्मक इवेंट डिज़ाइन

रिमोट वर्क या हाइब्रिड वर्क के बढ़ने के साथ, विभागों के बीच की दीवारें और ऊंची हो गई हैं। गार्टनर (Gartner) के 2023 के सर्वेक्षण के अनुसार, हाइब्रिड कार्य मॉडल अपनाने वाली 70% से अधिक कंपनियां 'साइलो' (silo) प्रभाव से जूझ रही हैं, जो विभागों के बीच एक बड़ी बाधा है। जुड़ाव की भावना पैदा करना केवल एक फालतू कल्याणकारी नीति नहीं है, बल्कि संगठन को चलाने के लिए एक जीवन रक्षा रणनीति है।

टीमों को बेतरतीब ढंग से मिलाकर यादृच्छिक प्रतिस्पर्धी खेल खिलाने से केवल एक-दूसरे पर दोष मढ़ने की भावना बढ़ती है। सामाजिक मनोवैज्ञानिक जोहान गैल्टुंग और जॉन पॉल लेडरच का तर्क है कि संबंध तभी बदलते हैं जब 'क्रॉस-रोल असाइनमेंट' और 'साझा उच्च-स्तरीय लक्ष्य' आपस में जुड़ते हैं। केवल 'कड़ी मेहनत करो' कहना पर्याप्त नहीं है। हर व्यक्ति की शारीरिक स्थिति या स्वभाव के अनुरूप स्पष्ट भूमिकाएं होनी चाहिए ताकि उन्हें यह न लगे कि उन्हें जबरदस्ती वहां लाया गया है।

इसे हल करने के लिए, प्रोफेसर एलेक्स हस्लम और निकलास स्टीफेंस के 'सामाजिक पहचान विकास फ्रेमवर्क' (Social Identity Development Framework), जिसे '5R प्रोग्राम' कहा जाता है, को लागू करना आवश्यक है।

• तैयारी का चरण (Readying): कार्यक्रम के उद्देश्यों को समन्वित करने के लिए प्रत्येक विभाग से समान संख्या में संयुक्त योजना सदस्यों को नियुक्त करें।
• चिंतन चरण (Reflecting): संघर्षरत विभिन्न विभागों के सदस्यों को एक मिश्रित टीम में शामिल करें।
• प्रतिनिधित्व (Representing): शारीरिक रूप से कम सक्षम लोगों को आधिकारिक भूमिकाएं जैसे रिकॉर्ड कीपर या रणनीतिकार सौंपें।
• कार्यान्वयन चरण (Realizing): ऐसे नियम शामिल करें जिसमें स्कोरिंग के लिए सभी टीम के सदस्यों का पास लेना अनिवार्य हो। एक ऐसी संरचना बनाएं जहां हर किसी के जुड़े होने पर ही जीत संभव हो।
• साझाकरण चरण (Reporting): कार्यक्रम के बाद, उन विशिष्ट उदाहरणों को कंपनी में साझा करें जहां सहयोग देखने को मिला।

'पार्टी हाउस' (Party Houses) के ऑफ-साइट गतिविधि विश्लेषण के अनुसार, इस तरह की संरचनात्मक गतिविधियां संगठनात्मक संचार क्षमता को 40% बढ़ाती हैं और उत्पादकता में 26% की वृद्धि करती हैं।

पहचान संघर्ष को कम करने वाली टीम बिल्डिंग तकनीकें

यदि आप पहले से ही नाराज कर्मचारियों को रैंडम स्पोर्ट्स में उतारते हैं, तो अनचाहे टकराव होना निश्चित है। बैबिट और समर्स के 2011 के अध्ययन से पता चलता है कि बिना स्पष्ट साझा कार्य के केवल मेल-मिलाप पर जोर देने से कर्मचारियों में चिंता और ऊर्जा की खपत बढ़ जाती है।

कार्यक्रम शुरू होने से 5 दिन पहले, एक मोबाइल अनाम सर्वेक्षण के माध्यम से अपना स्लोगन बनाएं। उनसे पूछें कि समुदाय को क्या प्रेरित करता है, सहकर्मियों के प्रति आभार का पल क्या था, और वे कौन सी भावनाएं साझा करना चाहते हैं। जवाबों से अक्सर आने वाले शब्दों को मिलाकर एक विशिष्ट वाक्य बनाएं, जैसे “सहकर्मी की गलती सुधारते हुए टचडाउन करने वाली सेल्स टीम”। इस वाक्य को टी-शर्ट या रणनीतिक बोर्ड पर प्रिंट करें। जब कर्मचारी देखते हैं कि उनके विचारों को शामिल किया गया है, तो उनकी स्वैच्छिक भागीदारी औसतन 30% बढ़ जाती है।

कार्यक्रम के दिन, व्हार्टन न्यूरोसाइंस इनिशिएटिव द्वारा संशोधित '10-मिनट फास्ट फ्रेंड्स' गेम के साथ शुरुआत करें।

यह संक्षिप्त आत्म-प्रकटीकरण अलग-थलग पड़े समूहों के बीच की बाधाओं को कम करने का काम करता है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि खेल केवल एक या दो लोगों का शो न बने, मध्य अवकाश के दौरान 2 बार सहभागी मिशन रखें। पहले हाफ के बाद, टीम के सदस्य मिलकर ऐसी रणनीति तैयार करें जिससे शारीरिक रूप से कमजोर कर्मचारी दूसरे हाफ में सफल हो सकें। खेल समाप्त होने पर, 'एजाइल फैसिलिटेटर यूनियन' की सिफारिश के अनुसार, उस सहकर्मी के कार्यों की सराहना करते हुए डिब्रीफिंग करें जिसने पर्दे के पीछे से बलिदान दिया। यह तंत्र हारने वाली टीम में उत्पन्न होने वाली दोषारोपण की संस्कृति को मिटा देता है।

भावनात्मक सिंक्रनाइज़ेशन का मापन

यह मान लेना कि कार्यक्रम के दिन माहौल अच्छा था तो संघर्ष हल हो गया है, एक भूल है। आपको मारिएटा रीब, येसिम एलिम, और ईवा मोरावा द्वारा 2024 में विकसित 'एरलैंगेन वर्कप्लेस टीम कोहेसन स्केल' (ETC) और कैरॉन के 'ग्रुप एनवायरनमेंट प्रश्नावली' (GEQ) की अवधारणाओं को मिलाकर एक मात्रात्मक मापन प्रणाली बनानी चाहिए। गूगल फॉर्म के माध्यम से लक्ष्य-उन्मुखता, खुला संचार, और आपसी समझ पर 6-प्रश्नों का 5-बिंदु पैमाना तैयार करें।

इवेंट से 7 दिन पहले उन्हीं सवालों के साथ एक बेसलाइन संचार सूचकांक ($S_{pre}$) प्राप्त करें और इवेंट खत्म होने के 30 मिनट के भीतर पोस्ट-डेटा ($S_{post}$) एकत्र करें। व्यापक समूह सामंजस्य सूचकांक (OGCI) की गणना इस सूत्र से की जाती है:

स्कोर के आधार पर लीडर की आगे की कार्रवाई तय होती है:

• 4.0 या उससे अधिक: आप उन्नत स्पोर्ट्स आउटडोर प्रोग्राम डिजाइन कर सकते हैं।
• 3.0 से 4.0 के बीच: दैनिक लघु समूह मीटिंग इकाइयों को फिलहाल स्पोर्ट्स इवेंट की टीम पार्टनर संरचना के साथ मिलाएं।
• 3.0 से कम: तुरंत सामूहिक घटनाओं को रोकें और विभाग के प्रतिनिधियों के साथ निजी बैठकें शुरू करें।

इवेंट के बाद संघर्ष को फिर से होने से रोकने की प्रक्रिया

केनएक्सा रिसर्च इंस्टीट्यूट के विश्लेषण के अनुसार, सफल कार्यक्रम करने वाले 80% से अधिक संगठन 30 दिनों के भीतर अपने पुराने साइलो स्टेट में वापस आ जाते हैं। इसीलिए एक ऐसे मैनुअल की आवश्यकता है जो एक बार के अनुभव को निरंतर सहयोग में बदल सके।

पोस्ट-डेटा विश्लेषण में उन कर्मचारियों की पहचान करें जिन्होंने संचार और पारस्परिक समर्थन में 2.0 से कम स्कोर दिया है। लीडर को एक सप्ताह के भीतर उनके साथ 1:1 बैठक करनी चाहिए। बैठक की शुरुआत उस दृश्य की सराहना के साथ करें जहां उसने मैच के दौरान पर्दे के पीछे से योगदान दिया था। इसके बाद पूछें कि क्या दूसरे विभाग के सदस्यों के साथ बात करते समय उसे कोई अलगाव महसूस हुआ और गैर-प्रतिस्पर्धी फीडबैक सुनें। अंत में, 'फास्ट फ्रेंड्स' के दौरान मिले समानता के आधार पर, संबंधित विभाग के सदस्य के साथ बैठक शुरू होने से पहले 5 मिनट की 'कॉफी चैट' की व्यवस्था करें। जो कर्मचारी महसूस करते हैं कि काम पर उनका एक विश्वसनीय सहकर्मी है, उनका छोड़ने का डर (attrition rate) 87% तक कम हो जाता है।

अंत में, उन विभागों के लिए एक 'यादें संजोने का स्थान' बनाएं जो संघर्ष कर रहे थे। कार्यक्रम के 48 घंटों के भीतर, कंपनी की साझा ड्राइव या नोशन पेज पर एक अलग स्थान बनाएं और हाइलाइट वीडियो, मैच रिपोर्ट और स्लोगन टैक्टिक बोर्ड अपलोड करें। इस लिंक को साप्ताहिक मीटिंग के एजेंडे के सबसे ऊपर पिन करें।

कार्यस्थल पर विभागों के बीच टकराव होने पर, लीडर को मीटिंग रोककर यह कहना चाहिए, “क्या आपको वह स्लोगन याद है जो हमने खेल के दौरान बोर्ड पर लिखा था?” यह मध्यस्थता का काम करेगा। हालांकि, सामूहिक रूप से यादें ताजा करने से 'कोलेबोरेटिव इनहिबिशन' (Collaborative Inhibition) हो सकता है, जहां यादें धुंधली हो जाती हैं। इसे रोकने के लिए, साझा पेज देखने से पहले, प्रत्येक व्यक्ति को 3 मिनट तक अकेले बैठकर उन सुखद सहयोग के पलों को याद करने के लिए समय दें।