3-Stufen-Regel, um Arbeitsanweisungen für neue Mitarbeiter nicht ständig wiederholen zu müssen

1. Eine Checkliste zur Erfassung des Wissensstands

Erfahrene Mitarbeiter unterliegen oft dem Irrtum, dass neue Mitarbeiter das, was sie selbst wissen, automatisch auch verstehen. Diese kognitive Verzerrung ist der Hauptgrund für Missverständnisse bei Arbeitsanweisungen. Ein neuer Mitarbeiter, der nickt, tut dies oft nicht aus Verständnis, sondern weil er Angst hat, Fragen zu stellen, und somit falsche Signale sendet.

Fügen Sie bei der Erteilung von Arbeitsanweisungen unbedingt die folgenden drei Punkte in das Dokument ein:

Angabe der Stufe des Lernenden basierend auf dem Dreyfus-Modell: Geben Sie an, in welcher der vier Stufen – Unwissenheit, Konzeptverständnis, Anwendbarkeit oder Beherrschung – sich die Person befindet.
Bereitstellung von stufengerechten Richtlinien: Geben Sie auf Stufe 1 kleinteilige Checklisten aus, während Sie auf Stufe 3 die Aufgaben meilensteinbasiert delegieren.
Aufforderung zur Selbsteinschätzung des Schwierigkeitsgrades: Wenn die Person, die die Aufgabe erhält, den Schwierigkeitsgrad selbst numerisch bewerten muss, lassen sich Diskrepanzen bei den Erwartungen sofort erkennen.

Allein durch diesen Prozess reduziert sich die Anzahl unnötiger Nachbesserungen um die Hälfte.

2. Obligatorische Erstellung eines internen Fachglossars

Komplexe technische Begriffe verlangsamen den Lernprozess und strapazieren die Geduld der Manager. GitLab nutzt das Prinzip „Handbuch zuerst“, um alles Wissen zu zentralisieren, und löscht Slack-Verlaufsprotokolle, die älter als 90 Tage sind, um die Nutzung der Wiki-Suche zu erzwingen. Dadurch konnte die Onboarding-Zeit für neue Mitarbeiter um 70 % verkürzt werden.

Nutzen Sie die Datenbankfunktionen von Notion, um ein Glossar zu erstellen:

Fassen Sie Fachbegriffe, Beispiele für die Übertragung in den Alltag und Anwendungsbeispiele aus der Praxis in einer Tabelle zusammen.
Erklären Sie als Manager neue Begriffe nicht jedes Mal persönlich, sondern notieren Sie diese einmal in der Tabelle und teilen Sie dann den Link.
Integrieren Sie das Nachschlagen in diesem Glossar direkt in den Arbeitsprozess.

Sparen Sie Energie, indem Sie nicht jedes Mal die gleichen Fragen beantworten, und schaffen Sie eine Umgebung, in der neue Mitarbeiter eigenständig nach Lösungen suchen.

3. Einführung eines Protokolls zur Rückfrage der Erklärung

Anstatt zu fragen, ob etwas verstanden wurde, lassen Sie den Lernenden den Ausführungsablauf selbst wiederholen. Dies ist die sogenannte „Teach-Back“-Methode, die im medizinischen Bereich eingesetzt wird, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden.

Ändern Sie Ihre Gesprächsroutine mit den folgenden drei Regeln:

Erläutern Sie vor der Frage den Zweck des Gesprächs: „Ich möchte sicherstellen, dass meine Erklärung klar war. Bitte wiederholen Sie das eben Gehörte in Ihren eigenen Worten.“
Lassen Sie den Lernenden die Arbeitsschritte und Prioritäten rekapitulieren.
Wenn die Erklärung fehlerhaft war, wiederholen Sie sie nicht erneut mündlich, sondern wechseln Sie den visuellen Reiz, indem Sie Diagramme zeichnen oder Code-Beispiele verwenden.

Wenn Sie diese Routine am Ende von Meetings anwenden, entfallen die Korrekturkosten durch Missverständnisse. Erklärungen sollten als System und nicht nur mündlich übermittelt werden, damit Sie als Manager Ihre Zeit für fokussiertes Arbeiten schützen können.

1. Eine Checkliste zur Erfassung des Wissensstands

Fügen Sie bei der Erteilung von Arbeitsanweisungen unbedingt die folgenden drei Punkte in das Dokument ein:

Angabe der Stufe des Lernenden basierend auf dem Dreyfus-Modell: Geben Sie an, in welcher der vier Stufen – Unwissenheit, Konzeptverständnis, Anwendbarkeit oder Beherrschung – sich die Person befindet.

Bereitstellung von stufengerechten Richtlinien: Geben Sie auf Stufe 1 kleinteilige Checklisten aus, während Sie auf Stufe 3 die Aufgaben meilensteinbasiert delegieren.

Aufforderung zur Selbsteinschätzung des Schwierigkeitsgrades: Wenn die Person, die die Aufgabe erhält, den Schwierigkeitsgrad selbst numerisch bewerten muss, lassen sich Diskrepanzen bei den Erwartungen sofort erkennen.

Allein durch diesen Prozess reduziert sich die Anzahl unnötiger Nachbesserungen um die Hälfte.

2. Obligatorische Erstellung eines internen Fachglossars

Nutzen Sie die Datenbankfunktionen von Notion, um ein Glossar zu erstellen:

Fassen Sie Fachbegriffe, Beispiele für die Übertragung in den Alltag und Anwendungsbeispiele aus der Praxis in einer Tabelle zusammen.

Erklären Sie als Manager neue Begriffe nicht jedes Mal persönlich, sondern notieren Sie diese einmal in der Tabelle und teilen Sie dann den Link.

Integrieren Sie das Nachschlagen in diesem Glossar direkt in den Arbeitsprozess.

Sparen Sie Energie, indem Sie nicht jedes Mal die gleichen Fragen beantworten, und schaffen Sie eine Umgebung, in der neue Mitarbeiter eigenständig nach Lösungen suchen.

3. Einführung eines Protokolls zur Rückfrage der Erklärung

Ändern Sie Ihre Gesprächsroutine mit den folgenden drei Regeln:

Erläutern Sie vor der Frage den Zweck des Gesprächs: „Ich möchte sicherstellen, dass meine Erklärung klar war. Bitte wiederholen Sie das eben Gehörte in Ihren eigenen Worten.“

Lassen Sie den Lernenden die Arbeitsschritte und Prioritäten rekapitulieren.

Wenn die Erklärung fehlerhaft war, wiederholen Sie sie nicht erneut mündlich, sondern wechseln Sie den visuellen Reiz, indem Sie Diagramme zeichnen oder Code-Beispiele verwenden.

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3. Einführung eines Protokolls zur Rückfrage der Erklärung

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1. Eine Checkliste zur Erfassung des Wissensstands

2. Obligatorische Erstellung eines internen Fachglossars

3. Einführung eines Protokolls zur Rückfrage der Erklärung