makedream
14:24Vinh Giang
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ऐसे कई जूनियर हैं जिनके पास ठोस कौशल तो है, लेकिन मीटिंग रूम में जाते ही उनके प्रस्ताव अटक जाते हैं। ऐसा तर्क की कमी के कारण नहीं होता है। समस्या घबराहट के कारण ऊंची हुई आवाज़ और सामने वाले के भावनात्मक प्रतिरोध को नज़रअंदाज़ करने वाली वाक्य संरचना में है। व्यावसायिक संचार केवल जानकारी देना नहीं है, बल्कि सामने वाले के मनोवैज्ञानिक रक्षा तंत्र (defensive mechanism) को खोलने वाली भौतिक क्रियाओं का एक समूह है।
विशेषज्ञता सबसे पहले आपके बोलने के तरीके से निर्धारित होती है। जब कोई व्यक्ति घबराता है, तो स्वरयंत्र (larynx) ऊपर की ओर खिंच जाता है, जिससे आवाज़ पतली और तीखी हो जाती है। फटी हुई आवाज़ अनजाने में सामने वाले को असुरक्षा का अहसास कराती है। मीटिंग से ठीक पहले वॉशरूम में केवल 1 मिनट का समय निकालें।
अपना मुँह चौड़ा खोलें, गहरी सांस लें और एक नकली जम्हाई लें। इस दौरान हाथ से जाँचें कि गले के बीच में स्थित एडम एप्पल (Adam's apple) नीचे गिरता है या नहीं। उस स्थिति को बनाए रखते हुए आह भरते हुए "आ-" की आवाज़ निकालें, इससे वोकल कॉर्ड के आसपास की मांसपेशियां तुरंत ढीली हो जाएंगी। यह अभ्यास आवाज़ में गूँज जोड़ता है और एक भौतिक अधिकार (authority) पैदा करता है। बातचीत की मेज पर दबदबा बनाने के लिए पहले वाक्य में ही लो-टोन (low tone) पकड़ना ज़रूरी है।
यदि आप अपने दिमाग में भारी मात्रा में डेटा रखकर बोलना शुरू करते हैं, तो आपकी बात निश्चित रूप से उलझ जाएगी। अपनी बारी आने से पहले एक पोस्ट-इट पर केवल तीन पंक्तियाँ लिखें।
यह कानून फर्मों द्वारा उपयोग की जाने वाली BLUF(Bottom Line Up Front) पद्धति है। निष्कर्ष से शुरुआत करें और एक मुख्य आंकड़े के साथ उसका समर्थन करें। अंत में ऐसी बात लिखें जो सामने वाले की संभावित चिंताओं को पहले ही दूर कर दे। यह संरचना आपको स्वयं को एक स्पष्ट मानचित्र प्रदान करती है और बात को बहुत लंबा खींचने से रोकती.
यदि सामने वाला खतरा महसूस करता है, तो पूर्ण तर्क भी बेकार हो जाता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आलोचना का सामना करने पर मस्तिष्क का एमिग्डाला सक्रिय हो जाता है और तर्कसंगत निर्णय लेना बंद हो जाता है। पूर्व FBI वार्ताकार क्रिस वॉस सामने वाले की भावनाओं को नाम देने यानी 'लेबलिंग' का सुझाव देते हैं।
यदि सामने वाला कड़ा विरोध करता है, तो यह कहकर पलटवार न करें कि "आप सही हैं, लेकिन..."। इसके बजाय, सामने वाले की स्थिति की ओर इशारा करते हुए कहें, "ऐसा लगता है कि आप इस प्रोजेक्ट की समय सीमा को लेकर दबाव महसूस कर रहे हैं।" इसके बाद 4 सेकंड के लिए अपना मुँह बंद रखें। मौन शक्तिशाली है। जैसे ही सामने वाले को लगता है कि उसे समझा गया है, वह अपना बचाव तंत्र छोड़ देता है। जब अनावश्यक भावनात्मक लड़ाई खत्म हो जाती है, तो मीटिंग का समय स्वाभाविक रूप से कम हो जाता है।
नील्सन नॉर्मन ग्रुप के शोध के अनुसार, विशेषज्ञों का समूह भी जटिल शब्दों के बजाय सरल भाषा पसंद करता है। 'एसिंक्रोनस प्रोसेसिंग' (asynchronous processing) कहकर गर्व महसूस न करें। यदि सामने वाले के माथे पर सिलवटें पड़ती हैं, तो आपको तुरंत एक रूपक (metaphor) का उपयोग करना चाहिए।
यदि आप समझाते हैं कि "यह खाना ऑर्डर करने और प्रतीक्षा करने के दौरान मेनू को व्यवस्थित करने जैसा है," तो योजनाकार या विपणक भी इसे तुरंत समझ जाते हैं। तकनीकी ऋण (technical debt) "एक ऐसा ऋण है जो बाद में बड़े ब्याज के साथ वापस आता है।" तकनीकी शब्दों को रोज़मर्रा की भाषा में अनुवाद करने की क्षमता इस बात का प्रमाण है कि आप एक तकनीशियन से बढ़कर एक लीडर के रूप में विकसित हो रहे हैं। डेटा के पीछे न छुपें, बल्कि सामने वाले के स्तर पर बातचीत को डिज़ाइन करें।