makedreamLog in to leave a comment
No posts yet
Se você ainda está colado no monitor até as 21h procurando e analisando dados, você não está sendo perfeccionista; você está em um estado de 'paralisia por análise'. A ideia de que você vai vasculhar todos os materiais para escrever um plano perfeito é uma ganância. De acordo com pesquisas da American Psychological Association (APA), o cérebro perde até 40% da produtividade diária toda vez que precisa alternar entre informações. Você só conseguirá sair do trabalho na hora certa quando abandonar a ilusão de que a quantidade de coleta de informações é proporcional à qualidade do plano.
O hábito de se agarrar aos dados até o último minuto após receber uma tarefa é o mais perigoso. Assim como na lei dos rendimentos decrescentes da economia, a pesquisa de informações além de um certo nível é apenas perda de tempo. Um plano sem limite de tempo se estende indefinidamente até o prazo final. Você precisa de um dispositivo para interromper a pesquisa imediatamente assim que ela ultrapassar o critério estabelecido.
Para não cair no pântano da sofisticação do planejamento, você deve dividir o escopo do planejamento em três etapas usando as Regras MoSCoW (MoSCoW Rules).
Na prática, a empresa de processamento de frutos do mar StarKist eliminou etapas de revisão redundantes e simplificou as prioridades, reduzindo o ciclo de planejamento de 16 horas para menos de 1 hora. Apenas cortando o tempo gasto lendo materiais inúteis, 70% do plano pode ser concluído no primeiro dia.
A Amazon, liderada por Jeff Bezos, toma decisões imediatas assim que reúne 70% das informações desejadas no caso de decisões que podem ser revertidas após a execução (Tipo 2). Esperar até reunir mais de 90% não é prudência, mas uma ineficiência que torna a organização lenta.
Antes de começar a pesquisa de dados, escreva uma 'lista de verificação de incertezas' e classifique-a em apenas duas categorias:
Apenas eliminando o tempo gasto vagando pelo Google em busca de variáveis externas que não podem ser previstas, o tempo gasto na coleta de dados é reduzido pela metade. A Owens Corning, empresa de fabricação de materiais de isolamento, também encurtou ciclos de planejamento que levavam semanas para dias, reduzindo as etapas de verificação de dados de processamento. O pensamento hipotético, deixando o que não se sabe como está e tirando conclusões provisórias apenas com as informações conhecidas, cria velocidade.
No momento em que você termina um relatório e ouve do seu superior que "não é o que eu tinha em mente", a hora extra está garantida. Para quebrar esse ciclo de retrabalho, você deve receber feedback quando o resultado estiver cerca de 30% avançado, em um estado incompleto onde apenas a estrutura das ideias foi formada. Não importa se as frases ou a formatação estão uma bagunça. Verificar se a direção está correta vem primeiro.
Utilize a estrutura do One-Page Message Map no estilo McKinsey para entender primeiro as intenções do superior via mensageiro ou e-mail.
Assim como Steve Jobs cortou 70% da complexa linha de produtos logo após retornar à Apple em 1997 e salvou a empresa concentrando recursos apenas nos 30% de produtos essenciais, os relatórios também devem se concentrar no ajuste inicial. Se você reduzir a zero o custo irrecuperável de mudar a direção, o tempo de redação do documento diminuirá. É um truque para evitar o trabalho inútil de corrigir formatação ou fontes e concordar apenas com a estrutura da lógica.
Os trabalhadores de escritório gastam em média 59 minutos por dia em tarefas administrativas simples de encontrar e organizar os dados necessários. A ansiedade que surge no final do trabalho, do tipo "será que está tudo bem enviar assim?", consome energia psicológica. Faça da 'revisão de desligamento' (shutdown review), onde você encerra o trabalho forçadamente por 15 minutos antes de sair, uma rotina.
Se você preencheu os critérios quantitativos acordados previamente, por exemplo, '3 planos de ação específicos para melhorar a taxa de conversão de um público-alvo específico em , esse plano está concluído. Não fique preso tentando corrigir frases triviais; você precisa passar para a próxima etapa para que seu caminho para casa seja mais leve.
