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23 वर्ग मीटर से भी कम एक छोटी सी जगह में 3 लोग एक साथ काम करें, तो पूरे दिन आंखें टकराती हैं और कुर्सियां उलझती हैं। कस्टम वॉल बोर्ड लगाने या सुंदर इंटीरियर डेकोरेशन की चीजें रखने से भी जगह की कमी की समस्या बिल्कुल हल नहीं होती। इंसानी कान और आंखें बगल वाले व्यक्ति की हरकतों पर स्वाभाविक रूप से प्रतिक्रिया देती हैं, इसलिए एक बार ध्यान भटक जाने के बाद अपनी मूल कार्य स्थिति में वापस लौटने में काफी समय लगता है। जॉर्जिया इंस्टीट्यूट ऑफ टेक्नोलॉजी के एक शोध के अनुसार, विचलित दिमाग को वापस फोकस की स्थिति में लाने में औसतन 23 मिनट 15 सेकंड का समय लगता है। अंत में, दिन में कई बार संदर्भ (कॉन्टेक्स्ट) टूटने के कारण ओवरटाइम रोज की बात बन जाती है। अगर तीन लोगों को एक साथ फोकस के साथ काम करना है, तो सुंदर सजावट की चीजों से नहीं, बल्कि सबसे पहले भौतिक आवाजाही के रास्तों (मूवमेंट लाइन्स) को नए सिरे से डिजाइन करना होगा।
एक-दूसरे के आमने-सामने बैठने वाला आइलैंड अरेंजमेंट छोटे से ऑफिस के लिए सबसे खराब होता है। बार-बार आंखें मिलने से दिमाग की वर्किंग मेमोरी क्षमता जल्दी खत्म हो जाती है। अमेरिकन नेशनल स्टैंडर्ड्स इंस्टीट्यूट (ANSI) और BIFMA के ऑफिस फर्नीचर एर्गोनॉमिक्स मानकों के आधार पर भौतिक बाधाओं को दूर किया जाना चाहिए।
जब पीठ के पीछे से लोग आना-जाना बंद कर देते हैं, तभी तनाव दूर होता है। जब दृश्य उत्तेजना (विजुअल स्टिमुलस) गायब हो जाती है, तो एकाग्रता बनी रहती है और काम खत्म होने के समय को कुछ ही मिनटों तक आगे खिसकाया जा सकता है।
बड़ी कॉन्फ्रेंस टेबल उपलब्ध जगह का 30% से अधिक हिस्सा घेरने वाला मुख्य अपराधी है। इसके अलावा, माइक्रोवेव या एयर फ्रायर जैसे खाना पकाने वाले उपकरणों द्वारा छोड़ी जाने वाली गर्मी और कार्बन डाइऑक्साइड भी एक समस्या हैं। लॉरेंस बर्कले नेशनल लेबोरेटरी के एक प्रकाशन के अनुसार, जब इनडोर कार्बन डाइऑक्साइड की सांद्रता 1,000 पीपीएम से अधिक हो जाती है, तो लोगों की जटिल निर्णय लेने की क्षमता कम हो जाती है। बड़े फर्नीचर और हार्डवेयर को ठीक करने से दिमाग साफ होता है।
केवल मॉनिटर स्टैंड को हटाने से डेस्क पर उपलब्ध जगह बढ़ जाती है। एक ऐसा वातावरण बनाने से जहां पैर में तार न फंसे, आप हर साल आने-जाने के रास्ते में बर्बाद होने वाले समय को बचा सकते हैं और प्रति सप्ताह 2 घंटे से अधिक का पूरा ध्यान केंद्रित करने का समय सुरक्षित कर सकते हैं.
यदि कोई अलग से मीटिंग रूम नहीं है, तो बार-बार बगल वाले व्यक्ति को बोलकर बुलाने से पूरे ऑफिस का शोर बढ़ जाता है। यह दूसरों के मेमोरी रिसोर्सेज को बेरहमी से नष्ट करने का कार्य है। एक ऐसे इन्फ्रास्ट्रक्चर की आवश्यकता है जो बोलकर किए जाने वाले हस्तक्षेप को कम करे और रिमोट कर्मचारियों के साथ भी पानी की तरह आसानी से संवाद करे।
इस सिस्टम को लागू करने से हर बार वीडियो मीटिंग लिंक खोजने और इंतजार करने का समय खत्म हो जाता है। सहज स्टेटस इंडिकेटर के कारण अनावश्यक रूप से बुलाना बंद हो जाता है, जिससे प्रति सप्ताह कम से कम 2 घंटे का निरंतर काम करने का समय बच जाता है। छोटी जगह की सीमा को केवल फर्नीचर बदलकर नहीं, बल्कि सख्त हार्डवेयर पुनर्व्यवस्था से हल किया जाना चाहिए।