Comment je gère mon temps - Le système de calendrier Trident

Ali introduit le sujet en expliquant avoir expérimenté des dizaines de stratégies de gestion du temps pendant dix ans. Il établit le principe fondamental que le temps est notre ressource non renouvelable la plus précieuse : on peut toujours gagner plus d'argent, mais jamais créer plus de temps. L'objectif de la gestion du temps n'est pas uniquement d'être productif, mais d'utiliser son temps de manière intentionnelle et efficace. Il annonce la présentation de sa méthode Trident, un système en trois volets, avec des modèles gratuits disponibles en description.

Ali explique comment il a découvert la vue 'année en un coup d'œil' grâce au bullet journal en 2022. Cette méthode consiste à diviser l'année en 12 colonnes (mois) avec 31 lignes (dates), créant 366 cases qui permettent de visualiser toute l'année sur une ou deux pages. Contrairement aux vues hebdomadaires ou mensuelles de Google Calendar, cette perspective globale offre une clarté immédiate sur le reste de l'année. Pour digitaliser cette approche, il a créé une feuille Google Sheets avec des codes couleur pour les mois et les week-ends, disponible gratuitement en lien.

Ali détaille comment il utilise sa feuille annuelle de deux manières spécifiques. Premièrement, elle permet de prendre du recul et d'avoir une vue d'ensemble pour planifier sa vie à long terme, sachant déjà en avril ce qui se passera en mai et juin. Deuxièmement, elle facilite la planification de voyages de groupe, d'aventures avec des amis et de vacances en bloquant le temps à l'avance. Il répercute ensuite ces informations dans son Google Calendar réel pour que son équipe soit informée. Cette méthode est décrite comme ridiculement efficace pour gérer son temps à l'échelle macro.

Pour faciliter la gestion de la feuille annuelle, Ali montre qu'on peut masquer les colonnes des mois passés en faisant un clic droit, ce qui rend plus facile la visualisation des mois à venir. Cette astuce permet de se concentrer sur le présent et le futur proche sans être encombré par les mois déjà écoulés. Il conclut cette section en annonçant la transition vers le deuxième niveau de planification, celui de la semaine, mais indique qu'il doit se déplacer avant de continuer l'explication.

Ali commence le deuxième composant de la méthode Trident en établissant le contexte fondamental : tout le monde dispose des mêmes 24 heures par jour ou 168 heures par semaine. En supposant 8 heures de sommeil par nuit, nous avons tous essentiellement 112 heures hebdomadaires avec lesquelles nous pouvons jouer. Même si certains ont des assistants personnels ou des chefs privés qui libèrent du temps pour d'autres activités, le principe de base reste le même. Le but du composant numéro deux est de définir la semaine idéale, c'est-à-dire l'allocation absolument idéale de ces 112 heures disponibles.

Ali explique qu'il utilise cette méthode depuis environ huit mois, depuis qu'il travaille avec son coach de PDG, Eric Parteyko. Eric a travaillé avec quelques centaines de PDG d'entreprises à très forte croissance et demande à tous ses clients d'utiliser cette stratégie qui donne toujours des résultats. Au lieu de devoir payer plusieurs milliers de dollars de l'heure pour les conseils d'Eric, Ali propose d'enseigner la méthode directement et gratuitement. Il souligne que la mise en place est assez simple à réaliser avec Google Calendar.

Ali présente Huel, sponsor de la vidéo, comme une solution pratique quand son emploi du temps chargé l'empêche de prendre un déjeuner sain. Il est client payant depuis 2017, depuis son avant-dernière année d'études de médecine. Il utilise principalement deux produits : Huel Black le matin (40g de protéines, 400 calories) qu'il mixe dans un Nutribullet, et Huel Ready to Drink pour les repas rapides, son parfum préféré étant la banane. Il recommande le pack variété pour essayer différentes saveurs et mentionne une offre promotionnelle avec t-shirt et shaker gratuits via son lien en description.

Ali démontre concrètement comment créer un nouveau calendrier dans Google Calendar pour établir sa semaine idéale. Le principe est de définir les blocs de temps où, dans une semaine ordinaire idéale (pas nécessairement parfaite), on choisirait de passer son temps. Il commence par établir sa routine matinale de 7h à 8h, répétée quotidiennement avec une couleur jaune symbolisant le lever du soleil et un emoji. Il ajoute ensuite son bloc de sommeil de 22h à 7h pour obtenir 8 heures de repos, avec une couleur lavande pour symboliser la nuit. Ces premiers blocs établissent le cadre de base de chaque journée.

Ali continue en ajoutant un bloc petit-déjeuner et journaling de 8h à 9h, puis commence sa vraie journée de travail à 9h. Il explique que la configuration des blocs dépend du contrôle qu'on a sur son emploi du temps : en tant qu'entrepreneur, il peut organiser son temps librement, tandis qu'en tant que médecin, il devait simplement bloquer 9h-17h pour le travail. Cependant, même dans les emplois traditionnels, on peut souvent négocier avec son manager pour adapter son calendrier selon ses niveaux d'énergie personnels. La clé est de baser ces conteneurs sur les contraintes du travail et sur ses propres cycles d'énergie pour déterminer quand faire du travail créatif versus des appels.

Ali ajoute systématiquement les blocs récurrents de son travail : réunion d'équipe hebdomadaire, déjeuner d'équipe, réunion de l'équipe de contenu, et deux réunions par semaine avec Angus, son directeur général. Il inclut également les blocs pour le déjeuner et le dîner en semaine. Cette visualisation est extrêmement utile car elle montre clairement le temps restant disponible pour d'autres activités. Il peut alors adapter sa semaine idéale en fonction de comment il veut réellement utiliser ce temps libre, comme ajouter des blocs de travail en profondeur pour l'écriture du mardi au vendredi matin et des sessions de gym le mardi, jeudi et samedi.

Ali reconnaît que son emploi du temps de travail est très spécifique puisque tout ce qu'il fait est écrire et filmer. Il ajoute donc ses différents blocs de tournage dans le calendrier. Pour ceux dont le travail est différent, il suggère d'ajouter des blocs pour vérifier Slack ou les emails une ou deux fois par jour, regroupant ainsi les activités interruptibles au lieu de passer toute la journée à être déraillé par les notifications. Si on a plus de réunions, on peut simplement ajouter ces blocs à différents moments. Le point clé est de modeler ce système selon ce qui fonctionne pour soi, en créant ces conteneurs dans la semaine idéale.

Ali souligne l'importance de programmer intentionnellement la vie personnelle et les relations dans la semaine idéale. Il donne ses propres exemples : chaque jeudi soir est réservé pour la soirée en amoureux, complètement bloqué dans le calendrier, et le lundi soir combine kickboxing et mini soirée en amoureux. Il a décidé que les mardis soir seraient par défaut libres pour des dîners sociaux avec des amis, car il apprend à cuisiner et aime recevoir. Cette planification est stratégique : la femme de ménage vient le mercredi, donc il peut laisser la cuisine en désordre. Le mercredi soir est réservé pour conduire chez lui et dîner avec sa mère et sa grand-mère, tandis que les week-ends restent libres pour les amis, la famille et les imprévus.

Avoir la semaine idéale exposée visuellement est incroyablement utile selon Ali, car c'est le système qu'il suit essentiellement chaque semaine. Bien sûr, des imprévus surviennent : réunions urgentes, obligations familiales qui déraillent un bloc de tournage. Mais le point crucial est d'avoir défini les paramètres de sa semaine ordinaire idéale comme base de référence. Il n'y a pas besoin d'être complètement rigide, mais au moins il a activement décidé qu'en moyenne, un mercredi matin sera consacré à un bloc d'écriture en profondeur parce que c'est ce qui fait avancer son entreprise, et cela a du sens de le faire le matin quand il a plus d'énergie créative.

Ali explique comment la programmation des soirées en amoureux les lundis et jeudis rend ces créneaux sacrés. Quand quelqu'un lui demande de se voir un lundi ou jeudi soir, sa réponse par défaut est 'Non désolé, je ne peux pas. Tu peux mardi ou vendredi plutôt?' Cependant, le système reste flexible : si c'est vraiment urgent, comme un ami d'Internet qui ne visite Londres que le lundi, il peut négocier avec sa copine pour décaler la soirée au mardi cette semaine-là. Cette flexibilité contrôlée permet de respecter ses priorités tout en s'adaptant aux circonstances exceptionnelles sans culpabilité.

Ali illustre comment la semaine idéale montre concrètement où se trouve le temps libre disponible. Par exemple, s'il décide qu'il veut progresser à la guitare et prendre un cours hebdomadaire, la question devient : où caser ce cours parmi ses 112 heures disponibles ? En tant qu'entrepreneur contrôlant son temps, il pourrait finir de travailler plus tôt le mercredi. Mais si quelqu'un rentre du travail seulement à 18h30 chaque jour et veut déjà une soirée sociale, un dîner chez les parents et deux soirées en amoureux par semaine, il n'a en réalité pas tant de temps que ça pour un cours de guitare. Cette visualisation élimine la culpabilité inutile.

L'exercice de la semaine idéale force à décider quelles sont les vraies priorités dans la vie. On ne peut plus dire 'Oh, j'ai pas le temps' mais plutôt 'Je choisis de ne pas prendre le temps'. Ali donne son exemple personnel : il choisit actuellement de ne pas prendre le temps pour des cours de guitare ou de chant, et il choisit d'aller à la salle seulement deux ou trois fois par semaine parce que ce sont ses priorités actuelles. À l'avenir, peut-être qu'une fois son livre terminé avec moins de blocs d'écriture, ou s'il décide de faire une pause dans ses quatre sessions de tournage hebdomadaires, il libérera plus de temps pour d'autres activités.

Ali partage que maintenant il sait exactement de combien de temps il dispose, mais avant de faire cet exercice il y a huit mois, il ne le savait pas. Premièrement, il avait tendance à accepter trop de responsabilités et de projets, ce qui le laissait ensuite débordé et stressé. Deuxièmement, chaque jour il devait réfléchir à nouveau à comment il voulait passer son temps sans avoir de liste par défaut, ce qui représentait beaucoup de fatigue décisionnelle. Le modèle de semaine idéale sur Google Calendar est disponible gratuitement dans la description de la vidéo.

Ali montre son calendrier réel en pleine session de la Part-time YouTuber Academy. Les lundis sont entièrement consacrés aux activités PTYA sauf un bloc d'exercice matinal. Les matins de mardi, mercredi, vendredi, samedi et l'après-midi du jeudi sont tous dédiés au livre car il est dans les dernières étapes d'écriture et doit créer ces blocs prioritaires. Il a déplacé les réunions d'équipe au mardi après-midi, avec la réunion de contenu le même jour. Une formation d'équipe avec Eric a lieu le mercredi après-midi. Cette semaine, il a eu plusieurs déjeuners en tête-à-tête avec des membres d'équipe, ce qu'il fait une fois tous les deux mois environ avec chacun.

Ali illustre comment son agenda évolue selon les événements de la semaine. Par exemple, cette semaine il a enregistré un podcast avec Sahil Bloom un mardi, suivi d'un dîner au restaurant. On voit comment l'agenda s'adapte aux circonstances spécifiques d'une semaine donnée tout en respectant globalement les blocs prévus. Il a fait son temps de travail sur le livre comme prévu, il est actuellement dans un bloc de tournage pour filmer cette vidéo, et plus tard il aura du temps pour les modifications finales du livre. Cette approche est décrite comme extrêmement libératrice, permettant de se concentrer sans stress constant sur les décisions quotidiennes.

Ali introduit le troisième et dernier composant de la méthode Trident : ce qu'on fait un jour donné. Après avoir couvert la planification annuelle (aperçu de l'année entière) et la planification hebdomadaire (utilisation intentionnelle des 112 heures disponibles), il est temps d'aborder le niveau quotidien. La façon dont il gère son temps quotidiennement est simple : il suit ce qui est dans l'agenda. Actuellement jeudi, il suit littéralement les blocs qu'il a mis dans son calendrier, rendant la gestion quotidienne presque automatique.

Généralement le week-end précédent, Ali regarde son agenda pour la semaine à venir et crée des blocs de temps pour les choses qu'il veut faire. En regardant la semaine prochaine par exemple, beaucoup de blocs sont déjà notés au crayon car ce sont des événements récurrents ou des éléments de la semaine idéale. Sachant que tous les matins il veut travailler sur le livre, tous les après-midis filmer, et aller à la salle deux ou trois fois, il doit simplement ajouter ces blocs. Normalement ces blocs seraient déjà répétés automatiquement chaque semaine, mais actuellement tout est chamboulé à cause de la YouTuber Academy, donc il planifie semaine par semaine tout en gardant à l'esprit sa semaine idéale comme référence.

Ali démontre comment il planifie concrètement sa semaine en utilisant Fantastical, une version sophistiquée de Google Calendar. Il refuse des événements qui n'ont plus lieu (comme le badminton de 7h du matin) et crée des blocs de travail sur le livre pour mercredi et vendredi matin. L'avantage de Fantastical est qu'on peut dupliquer des événements facilement en appuyant sur alt et en glissant, ce qui est plus rapide que Google Calendar où il faut recréer chaque événement. Il ajoute ensuite ses blocs de tournage et identifie qu'il n'a pas assez de temps pour l'exercice, nécessitant l'ajout de blocs spécifiques pour la gym.

Au niveau quotidien, Ali suit littéralement ce qui est planifié dans l'agenda. Mais il ajoute une autre pratique importante : définir trois quêtes quotidiennes (terme emprunté à World of Warcraft, qu'Eric appelle 'priorités quotidiennes'). Dans les trois domaines les plus importants de la vie - travail, santé et relations - il définit trois quêtes à accomplir chaque jour. L'équipe a récemment créé un groupe Slack où toute l'équipe fait cet exercice ensemble, créant un niveau de responsabilité collective. Cette méthode est utilisée depuis huit mois, depuis le début du coaching avec Eric.

Ali donne ses quêtes quotidiennes du jour comme exemple. Sa quête santé est d'aller à la salle de sport après son appel book squad, déjà planifiée dans le calendrier. Sa quête travail est de filmer du contenu, ce qu'il fait littéralement en ce moment, également dans le calendrier. Sa quête relationnelle est d'appeler sa grand-mère, qui n'est pas encore dans le calendrier. Il l'ajoute immédiatement comme tâche 'Appeler Nani' qui apparaît dans le calendrier. Démontrant sa rigueur, il décide d'être un bon petit-fils et glisse cette tâche directement après le tournage de la vidéo. Cette fonction de glisser les tâches directement sur le calendrier est très pratique car elle permet de superposer les tâches avec les événements.

Ali souligne que cette méthode de gérer sa vie littéralement en fonction d'un calendrier change complètement la donne. Il la pratique sous diverses formes depuis dix ans. Avant de commencer à vivre sa vie selon son calendrier, il était tellement désorganisé et chaotique. Maintenant qu'il vit sa vie en fonction de son calendrier aux trois niveaux - annuel, hebdomadaire/mensuel et quotidien - il suit simplement l'intention qu'il a déjà définie. Cette approche a été l'un des principaux moteurs de sa productivité pendant les dix dernières années.

Plus spécifiquement, la méthode Trident pratiquée depuis huit mois - avec planification annuelle, hebdomadaire et quotidienne - a été extrêmement utile pour faire avancer Ali. Même s'il se considère comme l'un des experts en productivité les plus suivis au monde, ces trois stratégies ont vraiment changé la donne en l'aidant à tirer le meilleur parti de son temps. Il rappelle le principe fondamental : le temps est la ressource la plus précieuse, on peut gagner plus d'argent mais jamais créer plus de temps. Il insiste que l'objectif n'est pas d'être plus productif à chaque heure, mais d'être plus intentionnel dans l'utilisation du temps, que ce soit pour appeler sa grand-mère, prendre du temps pour une soirée en amoureux ou dîner avec sa mère.

Ali conclut en expliquant que plus il définit ces créneaux et les respecte effectivement, plus il trouve que sa vie est équilibrée, épanouie, significative, et plus il est heureux. Il ne ressent plus de stress car il sait que les choses importantes se font, puisque fondamentalement, elles sont dans le calendrier. Il invite les spectateurs à consulter une autre vidéo présentant 10 stratégies supplémentaires de gestion du temps découvertes au cours de la dernière décennie. Il encourage les téléspectateurs à essayer ces stratégies et à partager leurs expériences par email, promettant de lire tous les messages même s'il ne peut pas répondre à tous.